• FORMTASTIC - Papierkram erledigt!

  • Das gute alte Formular wird digital
    mit FORMTASTIC!

Digitalisierung benötigt digitale Informationen

Die „Digitalisierung“ ist in vielen Branchen in aller Munde und viele Unternehmen stellen sich die Frage, was Digitalisierung eigentlich konkret und praktisch bedeutet und wie auch kleinere und mittelgroße Unternehmen an der digitalen Entwicklung teilhaben können? Insgesamt ein sehr umfangreiches Thema. Der erste Schritt in diese Richtung ist, dass die benötigten Informationen in strukturierter Form digital verfügbar sind.

Informationen müssen strukturiert sein

In der täglichen Praxis werden viele Informationen auf Papierformularen erfasst. Dies gilt für zahlreiche Prozesse von Immobilienunternehmen, Handwerksbetrieben und auch im öffentlichen Sektor. Beispiele sind die Wohnungsübergabe, das Ausstellen von Regiescheinen, Bauabnahmen, die Zeiterfassung von Hausmeistern oder die Inspektion von Bäumen oder Gebäuden um nur einige zu nennen. Die Struktur liegt damit vor, nur das Medium passt noch nicht.

Medienbrüche kann man vermeiden

Das Problem dabei ist, dass die auf Papierformularen erfassten analogen Informationen zwar vorhanden sind, aber ohne weiteren Aufwand nicht mehr genutzt werden können. Das ist schade, und genau deshalb ist die Idee und das Ziel von FORMTASTIC, Formulare auch weiterhin zur strukturierten Erfassung von Informationen zu nutzen, aber eben nicht mehr analog auf Papierformularen, sondern digital auf mobilen Endgeräten wie Tablets und Smartphones.

Geschäftsprozesse effizien gestalten

So können Medienbrüche vermieden und Geschäftsprozesse, auch wenn sie nicht im Büro stattfinden, direkt vor Ort bearbeitet und abgeschlossen werden. Die so erfassten Informationen können dann in Folgeprozessen digital weiterverarbeitet werden. Diese Methodik lässt sich überall dort anwenden, wo bisher Papierformulare verwendet wurden – vom einfachen Geschäftsbrief bis zum komplexen Abnahmeprotokoll. FORMTASTIC macht Formulare digital.

Immobilienwirtschaft

In der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft können mobile Geräte wie Tablets oder Smartphones besonders gut zur Optimierung von Geschäftsprozessen eingesetzt werden, weil viele Prozesse vor Ort in den Liegenschaften stattfinden. Dies betrifft technische Prozesse wie die Bauabnahme, Bewirtschaftungsprozesse wie die Zählerablesung aber auch administrative Prozesse wie die Zeiterfassung von Hausmeistern. Erfahren Sie hier, wie die Wohnbau GmbH Formtastic nutzen kann.

Bauhandwerk

Installateure, Schreiner, Maler und alle anderen Baugewerke verdienen ihr Geld dort, wo etwas gebaut, repariert und gewartet werden muss – nicht mit administrativen Aufgaben. Trotzdem müssen diese Aufgaben auch erledigt werden. Zum Beispiel müssen Zeitnachweise und Materialverbräuche dokumentiert werden. Das erfolgt sehr häufig mit Papierformularen – dem Regieschein. Erfahren Sie hier, wie die Malermeister Max GmbH von Formtastic profitieren kann.

Städte und Kommunen

Städte und Kommunen sind für den Erhalt und die Pflege von Straßen und öffentlichen Gebäuden und Anlagen verantwortlich. Diese Aufgaben nehmen häufig kommunale Regiebetriebe oder der örtliche Bauhof war. Auch hier sollte der administrative Aufwand so effizent wie möglich gestaltet werden, zum Beispiel bei der Dokumentation von Straßenschäden oder Schäden an öffentlichen Gebäuden. Erfahren Sie hier, wie der Bauhof der Gemeinde Manching Formtastic einsetzen kann.

Und so funktioniert FORMTASTIC

Funktionsschema von Formtastic in einem Wohnungsunternehmen Funktionsschema von Formtastic in einem Wohnungsunternehmen

Die Steuerzentrale

Das Web-Portal von Formtastic ist die Steuerzentrale. Hier werden Formularvorlagen erstellt und konfiguriert, Benutzer und Berechtigungen eingerichtet und sonstige Einstellungen vorgenommen. Hier können Formulare automatisiert erstellt, mit Daten aus Vorsystemen befüllt und an verschiedene Mitarbeiter verteilt werden. Das erfolgt durch die integrierte Importschnittstelle über Excel-Dateien. Die erfassten Informationen aller Benutzer wie z.B. Texte, Bilder, Geodaten, etc. können im Web-Portal wieder exportiert werden, so dass diese für nachfolgende Systeme zur Verfügung stehen oder archiviert werden können. Alle Daten werden in einem deutschen Rechenzentrum sicher gespeichert. Um auf des We-Portal zugreifen zu können benötigen Sie eine Internetanbindung und einen beliebigen Browser.

Die FORMTASTIC APP

Zweiter zentraler Baustein ist die Formtastic-App für Tablets und Smartphones. Die App kann kostenlos für das Betriebssystem Android im Play-Store und für IOS (Apple-Geräte) im App-Store heruntergeladen werden. Sobald das mobile Gerät online und der Benutzer in der App angemeldet ist, werden die aktuellen Formulare und Formularvorlagen mit dem Web-Portal synchronisiert. Die App kann aber auch offline genutzt werden, wenn mal keine Verbindung zum Internet besteht, z.B. im Keller eines Hauses. Sobald das Gerät wieder online ist, werden die erfassten Daten wieder synchronisiert. Die App ist wie ein EMail-Postfach aufgebaut. Alle Formulare werden den Rubriken Eingang, in Bearbeitung, Zugewiesen oder Gelöscht zugeordnet. Das schafft Übersicht.

Formularvorlagen

Formtastic basiert auf der Idee digitaler Formulare. Im Grunde kann nahezu jedes Papierformular auch in Formtastic abgebildet werden – das erfolgt über Formularvorlagen. Im Unterschied zu Papierformularen können die Vorlagen in Formtastic intelligent gestaltet werden. Dazu verwenden wir z.B. Checkboxen, Auswahlfelder, Pflichtfelder oder Kopierbare Feldgruppen. Außerdem kann die Sichtbarkeit der Felder vom Inhalt anderer Felder abhängig gemacht werden. So bleiben Formulare übersichtlich und funktionell.

Ergebnisvorlagen

Zu jeder Formularvorlage wird in Formtastic eine entsprechende Ergebnisvorlage erstellt. Auf diese Weise kann das digitale Formular für die Verwendung auf dem mobilen Endgerät und das Ergebnisformular für die Übermittlung der Informationen an den Empfänger ausgerichtet und optimiert werden. Das Ergebnisformular wird mit Microsoft Word oder LibreOffice Writer erstellt und funktioniert ähnlich wie die Erstellung von Serienbriefen. Alle Felder des digitalen Formulars können hier als Variable an einer beliebigen Stelle im Formular plaziert werden.

Formulare

Abhängig von den jeweiligen Berechtigung kann jeder Benutzer neue Formulare auf der Basis bestehender Formularvorlagen erstellen. Das erfolgt entweder in der App auf dem Tablet oder Smartphone oder im Web-Portal. Auf allen Geräten hat der Benutzer immer den gleichen Stand (vorausgesetzt die Formulare konnten synchronisiert werden) und kann wahlweise das eine oder andere Gerät verwenden. Das Ausfüllen der Formulare erfolgt über die Tatstatur des mobilen Geräts oder über die Sprachsteuerung (z.B. Siri). Ausgefüllte Formulare können als Entwurf zwischengespeichert, an andere Benutzer weitergeleitet oder abgeschlossen werden. Beim Abschluss von Formularen werden die erfassten Informationen automatisch mit dem Web-Portal synchronisiert und als individuelles PDF-Dokument an den definierten Empfängerkreis per E-Mail versendet. Dadurch sind alle Beteiligten zum gleichen Zeitpunkt informiert, der Vorgang ist dokumentiert und die Arbeit erledigt.

Schnittstellen

Formtatstic ist ganz bewusst keine in Vor- oder Nachsysteme hochintegrierte und damit komplexe Lösung. Formtastic soll einfach, schnell und flexibel für Unternehmen und Organisationen aller Größenordnungen einsetzbar sein. Dennoch sind Schnittstellen erforderlich, um Daten aus Vorsystemen zu nutzen und Daten aus formtastic in nachfolgenden Systemen weiterverarbeiten zu können. Diese Schnittstellen haben wir über Standardformate wie Excel und PDF realisiert. Immer wenn es darum geht Daten auszutauschen, verwenden wir das Excel-Format und wenn es darum geht Dokumente auszutauschen, verwenden wir das PDF-Format. Ganz einfach. Wenn also Daten aus einem ERP-System in Formularen verwendet werden sollen, müssen diese Daten in Form einer Excel-Tabelle aus dem ERP-System exportiert werden können. Wenn Daten die mit Formtastic erfasst wurden in das ERP-System zurückgespielt werden sollen, muss das ERP-System Excel-Tabellen einlesen können. Darüber hinausgehende Schnittstellen können auf Anfrage über eine API-Schnittstelle individuell realisiert werden.

FORMTASTIC in Wohnungsunternehmen

Hier sehen Sie, wie FORMTASTIC in einem Wohnungsunternehmen eingesetzt werden kann.

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