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E-Mail-Versand & SFTP-Anbindung (Vorlagen-Einstellungen)

Nachdem eine Formularvorlage im Formular-Designer erstellt wurde, kann sie eigentlich schon über die Web-Oberfläche und über die mobilen Apps bereits ausgefüllt und gespeichert werden. In den Vorlagen-Einstellungen kann aber genau festgelegt werden, was geschehen soll, wenn nach dem Ausfüllen auf „Speichern oder „Senden“ geklickt wird.

Um in die Einstellungen zu gelangen, klicken Sie auf das Zahnrad neben Ihrer Formularvorlage. Es öffnet sich ein Fenster mit 3 Reitern: Allgemein, E-Mail Export und FTP.

1. Allgemein

Es können statische Namen und die aufgelisteten dynamischen Platzhalter (auch Kombinationen aus beiden) in den 3 Feldern eiungetragen werden. Die Platzhalter werden durch die beim Ausfüllen eingetragenen Werten dynamisch ersetzt.

So können Sie zum Beispiel den eingetragenen Kundennamen zusammen mit dem Erstellungsdatum mit Hilfe der Platzhalter verwenden, um sie direkt in den Dateinamen oder Formulartiteln wiederzufinden.

Dateiname Template: Der Dateiname der PDF und/oder Word-Datei, die beim E-Mail-Versand angehängt wird.

Titel des Formulars: Der Name, der in der App und in der Web-Oberfläche beim gespeicherten oder gesendeten Formular angezeigt wird.

Untertitel des Formulars: Der Untertitel, der in der Web-Oberfläche beim gespeicherten oder gesendeten Formular angezeigt wird.

2. E-Mail Export

Wenn nach dem Ausfüllen eines Formulars auf „Senden“ gedrückt wird, kann automatisch eine individuelle E-Mail an Sie oder andere beliebige Empfänger zusammen mit einem PDF und/oder Word-Export nach Ihren Designvorgaben versendet werden. Die entsprechenden Einstellungen müssen hier vorgenommen werden.

Laden Sie sich als erstes über den blauen Button „Beispielformular herunterladen“ die Liste der Platzhalter entsprechend Ihrer Formularvorlage herunter. Ein Platzhalter beginnt und endet immer mit einem #-Zeichen. Diese Platzhalter können Sie nun in Ihre individuelle Word-Vorlage einfügen, woraus dann die der E-Mail angehängte Datei (PDF und/oder Word) erstellt wird.

Hinweis zu verwendeten Schriftarten
Das PDF wird mit einer der auf unserem Server installierten Schriftarten erstellt. Verwenden Sie also am besten eine dieser Schriftarten, andere Schriftarten werden umgewandelt in eine ähnliche Schrift.

Liste der Server-Schriftarten

Laden Sie Ihre individuell Word-Vorlage mit den Platzhaltern im docx-Format hoch. (Um den E-Mail-Versand nur zu testen, kann auch einfach die Funktion „Beispieltemplate benutzen“ verwendet werden.)

Die weiteren Optionen:

E-Mail Adresse des Empfängers ist in diesem Feld enthalten
Wenn in der jeweiligen Formularvorlage entweder ein Eingabefeld vom Typ „E-Mail“ oder ein Auswahlfeld mit E-Mail-Adressen vorhanden ist, kann hier dieses ausgewählt werden. Dadurch wird beim Senden eines Formulars an die eingetragenen bzw. ausgewählte Adresse die Export-E-Mail geschickt.

Weitere E-Mail Empfänger (getrennt durch Komma)
Es können auch weitere E-Mail-Adressen angegeben werden (statisch), diese werden dann bei jedem E-Mail-Versand berücksichtigt. Es kann z. B. eine zentrale E-Mail-Adresse der Firma hinterlegt werden.

E-Mail an Aussteller des Formulars : Es wird auch eine E-Mail an die Adresse des Nutzers, der das Formular versendet, geschickt.

PDF / Word Checkbox: Wenn der E-Mail ein Anhang im PDF und/oder Wordformat nach der oben hinterlegten Wordvorlage angefügt werden soll, muss das hier ausgewählt werden. Die Auswahl, welches Dokument generiert werden soll, bestimmt auch auf den Export von Dateien (siehe Daten-Export). Wenn kein Feld ausgewählt ist, wird auch kein Dokument exportiert.

Die „E-Mail Betreffzeile“ und der „E-Mail Text“ kann hier eingetragen werden, wobei die Platzhalter, die unterhalb der Felder angegeben sind, verwendet werden können, um den Text zu personalisieren. Dabei werden also die Inhalte aus den jeweiligen Formularelementen des zu versendenden Formulars entnommen.

3. FTP

In den Tarifen Professional und Enterprise kann hier eine SFTP-Anbindung eingerichtet werden. Dadurch werden direkt nach dem Senden eines Formulars die Export-Daten auf dem Server abgespeichert.

Damit die FTP-Anbindung funktioniert muss das Feld „Dateiname Template“ im Reiter „Allgemein“ ausgefüllt sein. Im Reiter „E-Mal Eport“ muss eine Wordvorlage hochgeladen worden sein und und ein Haken bei „PDF“ als Exportformat gesetzt sein.

Um zu testen, ob der Server richtig eingerichtet wurde, wird nach dem Klicken auf „Speichern“ eine Test-Datei „formtastic.txt“ auf dem Server abgespeichert, die das aktuelle Datum beinhaltet.

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