Für Immobilien & Hausverwaltung
Übergaben, Zählerstände und Schäden vor Ort erfassen
— ohne Papier und Abtippen.
Wohnungsübergaben, Zählerablesungen, Schadensmeldungen und Begehungen direkt im Objekt dokumentieren. Fotos, Zählerstände und Unterschriften von Mieter und Vermieter bleiben beim richtigen Vorgang — das fertige PDF landet automatisch in der Verwaltung.
Ein digitaler Ablauf, der zur Hausverwaltung passt.
Sie erfassen die Begehung vor Ort, Formtastic erledigt den Rest: Protokoll, PDF, Weitergabe an die Verwaltung. Ihre bestehende Software bleibt, wie sie ist.
Digitale Vorlage wählen
Eigene Vorlage erstellen oder ein bestehendes Protokoll digital übernehmen und an Ihre Objekte anpassen.
Im Objekt ausfüllen
Räume, Mängel, Zählerstände, Schlüssel, Fotos und Unterschriften direkt in der Wohnung erfassen — auch ohne Netz im Keller.
Vollständig absenden
Pflichtfelder prüfen automatisch, ob alles ausgefüllt ist — keine zweite Anfahrt, weil eine Unterschrift oder ein Zählerstand fehlt.
Fertiges Protokoll
PDF/Word, Excel, E-Mail, Google Drive/Sheets, SFTP/FTP oder Webhook — ohne erneutes Abtippen in der Verwaltung.
Die Wohnung ist übergeben. Das Protokoll noch lange nicht.
Protokoll auf Papier, Mängelfotos auf dem Handy des Hausmeisters, Zählerstände auf einem Zettel — in der Verwaltung muss später alles wieder zusammengeführt werden.
Alles verteilt — nichts griffbereit
- Papierprotokolle in Ordnern und Fahrzeugen
- Fotos von Mängeln in verschiedenen Kanälen
- Zählerstände später in Excel übertragen
- Unterschiedliche Protokoll-Versionen je Mitarbeiter
Zentral und einheitlich
- Protokolle zentral erstellen und verwalten
- Gleiche Vorlage für alle Objekte und Mitarbeiter
- Fotos, Zählerstände und Unterschriften in einem Datensatz
- Fertiges PDF automatisch an Verwaltung und Mieter
Ihre bestehenden Protokolle — digital und per Drag & Drop anpassbar.
Übernehmen Sie Übergabeprotokolle, Checklisten und Aufträge, die Ihre Verwaltung bereits nutzt, und passen Sie sie im Formular-Designer an Ihre Objekte und Abläufe an.
Formularvorlage bearbeiten
Drei ausgewählte Vorlagen für Immobilien & Hausverwaltung für einen schnellen Einstieg.
Starten Sie mit einer passenden Vorlage und passen Sie sie an Ihre Verwaltung an.
Wohnungsübergabeprotokoll
Räume, Mängel, Zählerstände und Schlüssel bei Ein- und Auszug — mit Unterschrift von Mieter und Vermieter.
Vorschau ansehen →
Zählerstandserfassung
Strom, Wasser und Gas mit Standort, Zählernummer, Vorjahres- und aktuellem Stand — inklusive Foto.
Vorschau ansehen →
Instandhaltungsauftrag
Schaden mit Foto, Priorität und Wunschtermin aufnehmen und die Leistung direkt beauftragen.
Vorschau ansehen →Dann richten wir Ihre erste Vorlage kostenlos für Sie ein.
Schicken Sie uns Ihr bestehendes Übergabeprotokoll, Ihre Begehungs-Checkliste oder Ihr Papier-, PDF- oder Word-Formular. Wir übertragen es in Formtastic und richten Ihre erste Vorlage einsatzbereit für Ihr Team ein.
Von Standardvorlagen bis zum eigenen Objektformular.
Nutzen Sie fertige Vorlagen als Ausgangspunkt oder erstellen Sie Ihr eigenes Formular. Die folgenden Beispiele zeigen nur einen Teil der möglichen Abläufe in Hausverwaltung und Wohnungswirtschaft.
Wohnungsübergabe bei Ein- und Auszug
Räume, Mängel, Zählerstände, Schlüssel und beide Unterschriften in einem Protokoll.
Zählerstände erfassen
Strom, Wasser und Gas mit Foto des Zählers — als Excel für die Weiterverarbeitung.
Schadensmeldung & Instandhaltungsauftrag
Schaden mit Foto, Priorität und Wunschtermin aufnehmen und die Leistung beauftragen.
Objektbegehung & Mängelliste
Treppenhaus, Außenanlagen und Technik nach Checkliste prüfen, Mängel mit Foto festhalten.
Bauabnahme & Bauprotokoll
Arbeiten von Handwerkern abnehmen, Fortschritt und Abweichungen mit Fotos dokumentieren.
Rauchmelder & Hauswartung
Wiederkehrende Prüfungen und Hausmeistertätigkeiten einheitlich nachweisen.
Weitere Vorlagen entdecken — oder Ihr eigenes Formular bauen.
Auf der Vorlagen-Seite finden Sie weitere Formulare, zum Beispiel das Wohnungsübergabeprotokoll, die digitale Checkliste und den Reparaturauftrag. Wenn nichts exakt passt, erstellen Sie Ihre eigene Vorlage im Formular-Designer.
Verwaltungen und Gebäudedienstleister setzen auf Formtastic
Persönliche Einrichtung, persönlicher Support — und Daten bleiben in Deutschland.
„Bereits in der Einarbeitung hat sich gezeigt, wie vielseitig und benutzerfreundlich Formtastic ist. Im Alltag erleichtert es uns die Arbeit spürbar.“
Was Hausverwaltungen vor dem Start wissen wollen.
Alles, was Sie vor dem Start wissen möchten. Weitere Fragen beantworten wir persönlich.
Funktionieren die Formulare auch ohne Internet, zum Beispiel im Keller?
Ja. Formulare können mobil auch ohne stabile Internetverbindung ausgefüllt und später synchronisiert werden. Das ist besonders beim Ablesen von Zählern im Keller, in Tiefgaragen oder Neubauten wichtig.
Ersetzt Formtastic unsere Hausverwaltungssoftware?
Nein, und das soll es auch nicht. Formtastic konzentriert sich auf die Erfassung vor Ort: Übergaben, Zählerstände, Schäden und Begehungen. Die Ergebnisse kommen als PDF, Word oder Excel per E-Mail, Google Drive/Sheets, SFTP/FTP oder Webhook in Ihre Verwaltung und lassen sich dort weiterverarbeiten.
Mehr dazu im Leitfaden Compliance & Dokumentation in der Hausverwaltung.
Auf welchen Geräten funktioniert Formtastic?
Formtastic ist so aufgebaut, dass Verwaltung und Objekt perfekt zusammenarbeiten – ganz ohne spezielle Hardware:
Im Büro (Web-Zugang): Sie erstellen und verwalten Ihre Formulare ganz bequem am großen Bildschirm (PC oder Mac) über Ihren normalen Webbrowser. Es ist keine Installation nötig.
Im Objekt (Mobile App): Ihre Mitarbeiter und Hausmeister füllen die fertigen Formulare über die Formtastic App auf dem Smartphone oder Tablet aus – für iOS im App Store und Android bei Google Play . Das funktioniert auf handelsüblichen Smartphones genauso wie auf robusten Tablets.
Können Mieter und Vermieter direkt vor Ort unterschreiben?
Ja. Das Wohnungsübergabeprotokoll enthält Unterschriftsfelder für die Mieter- und die Vermieterseite. Unterschrieben wird direkt auf dem Smartphone oder Tablet, das PDF kann anschließend automatisch per E-Mail verschickt werden.
Können wir unsere bestehenden Protokolle weiterverwenden?
Ja. Bestehende Papier-, PDF- oder Word-Formulare können als Grundlage digital in Formtastic nachgebaut werden. Alternativ starten Sie mit einer Formtastic-Vorlage und passen diese per Drag & Drop an Ihren Ablauf an. Oder Sie lassen die Vorlage per Chat mit ChatGPT oder Claude anlegen.
Wenn Sie sich die Einrichtung sparen möchten, übernehmen wir den Start für Sie: Schicken Sie uns Ihr bestehendes Protokoll als PDF, Word-Datei oder Foto – wir richten Ihre erste Vorlage kostenlos und einsatzbereit für Ihr Team ein.
Wie sicher sind Mieterdaten bei Formtastic?
DSGVO-konform und vollständig auf Servern in Deutschland gespeichert, mit verschlüsselter Übertragung (TLS). Ihre Daten werden niemals an Dritte weitergegeben.
Welche Daten können Mitarbeiter im Formular erfassen?
Mitarbeiter können direkt vor Ort unter anderem Text- und Zahlenangaben, Auswahlfelder, Checklisten, Datum und Uhrzeit, Arbeitszeiten und Dauer, Fotos, digitale Unterschriften, Zeichnungen, Standortdaten, Barcodes und QR-Codes sowie transkribierte Audioeingaben erfassen.
Zusätzlich lassen sich beispielsweise Listen, Tabellen, Gruppen, kopierbare Gruppen und weitere Struktur- und Eingabeelemente verwenden – und vieles mehr.
Können unsere Mitarbeiter in ihrer eigenen Sprache arbeiten?
Ja, in allen Tarifen. Im Formular-Designer fügen Sie Ihrer Vorlage weitere Sprachen hinzu und tragen eigene Übersetzungen ein. Ihre Mitarbeiter schalten beim Ausfüllen auf ihre Sprache um, das fertige PDF kommt trotzdem einheitlich in Ihrer Unternehmenssprache. Mehr dazu unter Mehrsprachige Formulare.
Sind die Vorlagen kostenlos und was kostet Formtastic nach der Testphase?
Ja, Sie können alle Vorlagen 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich mit Ihrem Team testen. Dafür erstellen Sie in unter zwei Minuten ein Formtastic-Konto – ohne Angabe von Zahlungsdaten.
Möchten Sie Formtastic danach weiter nutzen, starten die Tarife ab 24 € pro Monat, flexibel monatlich kündbar und ohne versteckte Einrichtungsgebühren. Die genauen Kosten richten sich transparent nach der Anzahl der aktiven Nutzer in Ihrem Team. Eine Übersicht unserer Preise finden Sie hier auf unserer Preise-Seite.
Bei der nächsten Übergabe testen
Das Protokoll sollte fertig sein,
wenn die Übergabe fertig ist.
Starten Sie mit einer Vorlage für Immobilien & Hausverwaltung oder digitalisieren Sie Ihr bestehendes Protokoll.
14 Tage kostenlos · kein langfristiger Vertrag · persönliche Unterstützung beim Start