Compliance & Dokumentation in der Hausverwaltung: So digitalisieren Sie Begehungen, Mängel und Nachweise

🔎 Warum gerade jetzt?

Transparenz, Tempo, Nachweisbarkeit – das sind die drei Hebel für moderne Hausverwaltungen. Wer Belege, Protokolle und Entscheidungen strukturiert dokumentiert, reduziert Haftungsrisiken, beschleunigt die Bearbeitung und schafft Vertrauen bei Eigentümer:innen, Beiräten und Mieter:innen.

Typische Stolpersteine:

• Uneinheitliche Erfassung (Mails, Zettel, Messenger)
• Fotos & Unterschriften verteilen sich über mehrere Tools
• Protokolle werden manuell in Word zusammengebaut
• Ablage im DMS/Share oder in der Cloud ohne klare Struktur
• DSGVO-Anfragen & Auskunftspflichten sind aufwändig

💡Die Lösung mit Formtastic

Formtastic bringt Formulare, Nachweise und Dokumente in einen durchgängigen Prozess – von der Erfassung bis zur revisionssicheren Ablage.

• Moderne Formulare für Web & Mobil: einheitliche Erfassung für Begehungen, Schäden, Übergaben, Prüfungen
• Medien & Nachweise: Fotos, Unterschriften, Zeit- und Standortangaben direkt im Formular
• Automatische Dokumente: Erzeugt Word- oder PDF-Protokolle in Ihrem Corporate Design – ohne Copy & Paste
• Smartes Routing & Übergabe: Übergibt Daten und Dokumente an Google Drive/Sheets oder via SFTP/FTP an Ihr DMS/ERP
• DSGVO & Hosting in Deutschland: klare Rollen, Berechtigungen und ein sauberer Audit-Trail

Ergebnis: weniger Medienbrüche, weniger Fehler, mehr Nachweisbarkeit – und Teams, die wieder Zeit für die eigentliche Arbeit haben.

🛠️ So sieht das in der Praxis aus

Use Case: Mängelmeldung → Protokoll → Ablage

1. Hausmeister:in erfasst den Schaden über ein Formtastic-Formular (Objekt, Einheit, Priorität, Gewerk, Fotos, Notizen).
2. Automatisch entsteht ein PDF-Bericht inkl. Signatur und Zeitstempel.
3. Per SFTP landet die Datei strukturiert in Ihrem DMS (z. B. /Objekte/2025/…); gleichzeitig aktualisiert Formtastic eine Google-Tabelle zur Statusverfolgung.
4. Eigentümer:in erhält auf Wunsch einen standardisierten E-Mail-Report – ohne Mehraufwand.

📈 Business Impact: Das bringt’s wirklich

• –40–60 % Bearbeitungszeit pro Vorgang dank einheitlicher Erfassung & Auto-Dokumenten
• Weniger Rückfragen, weil alle Informationen inkl. Fotos direkt im Protokoll stehen
• Schnellere Audits, da Protokolle und Nachweise strukturiert abgelegt werden
• Höhere Zufriedenheit bei Mieter:innen & Eigentümer:innen durch transparentes Reporting

(Richtwerte aus Projekten mit vergleichbaren Teams; die tatsächlichen Effekte hängen vom Prozessreifegrad ab.)

✅ Sicherheit & Compliance zuerst

• DSGVO-konform mit Datenverarbeitung in Deutschland
• Rollen & Berechtigungen für differenzierte Zugriffe
• Nachvollziehbarkeit durch protokollierte Erfassungen und Dokumente

So behalten Sie in Prüfungen jederzeit den Überblick – von der Erstmeldung bis zur dokumentierten Erledigung.

Integrationen, die wirklich helfen 🔗

Formtastic fügt sich in Ihre bestehende Umgebung ein:

• Google Drive & Google Sheets für Zusammenarbeit und Status-Tracking
• SFTP/FTP für die revisionssichere Ablage im DMS/ERP
• CSV/Excel für Im- und Exporte – ideal für Reporting & Analysen

🚦 Schnell startklar

1. Kick-off (30 Min.) – Prozesse & Vorlagen klären
2. Formulare bauen – mit Drag-&-Drop und Beispielinhalten
3. Dokumente stylen – Logo, Layout, Pflichtangaben
4. Ablage einrichten – SFTP/FTP-Zielordner, Google-Ordner, Freigaben
5. Go-Live – Team onboarden, Dashboard teilen, loslegen

Best Practices aus Projekten 🌟

• Standardisieren Sie Felder & Bezeichnungen (z. B. Gewerk-Liste), damit Auswertungen sauber sind.
• Pflichtfelder sparsam, aber gezielt: alles, was für Nachweise kritisch ist (Foto, Unterschrift, Zeitstempel).
• Dokumente automatisieren statt manuell zu schreiben – spart Zeit und vermeidet Fehler.
• Ablage regeln: klare Ordnerlogik pro Objekt/Jahr/Vorgang.
• KPIs tracken: Durchlaufzeiten, SLA-Einhaltung, Anzahl offener Mängel.

Ready, set, digital! ✨

Formtastic macht aus Papierkram skalierbare, revisionssichere Prozesse – für Hausverwaltungen, die heute schon an morgen denken. 🏢💙