E-Mail und Exporteinstellungen
In diesem dritten Schritt können Sie festlegen, ob nach dem Versenden des Formulars automatisch eine E-Mail verschickt werden soll, und wenn ja mit welchem Text, welchem Anhang (PDF / Word) und an wen.
1. E-Mail-Text festlegen
Füllen Sie in den Feldern „E-Mail Betreffzeile“ und der „E-Mail Text“ den gewünschten Text ein. Es können auch hier Platzhalter verwendet werden, so dass der Text dynamisch generiert wird je nach Eingabe im Formular. Die zur Verfügung stehenden Platzhalter finden Sie über den Link oberhalb der Felder.
2. E-Mail-Empfänger festlegen
Es stehen hier 3 Optionen zur Verfügung, um die Empfänger zu bestimmen, wobei diese auch miteinander kombiniert werden können:
E-Mail an Aussteller des Formulars : Wenn dies ausgewählt wird, wird immer eine E-Mail an die bei uns hinterlegte Adresse des sendenden Nutzers geschickt.
E-Mail Adresse des Empfängers ist in diesem Feld enthalten: Wenn in der jeweiligen Formularvorlage entweder ein Eingabefeld vom Typ „E-Mail“ oder ein Auswahlfeld mit E-Mail-Adressen vorhanden ist, kann hier dieses Feld ausgewählt werden. Dadurch wird (zusätzlich) eine E-Mail an die jeweils eingetragene bzw. ausgewählte Adresse geschickt.
Weitere E-Mail Empfänger: Es können hier weitere E-Mail-Adressen angegeben werden, diese werden dann bei jedem E-Mail-Versand berücksichtigt. Es kann hier z. B. eine zentrale E-Mail-Adresse der Firma hinterlegt werden.
3. E-Mail-Anhang festlegen / individuelle Word-Exportvorlage erstellen
Um einen E-Mail-Anhang im Word oder PDF-Format einrichten zu können, muss eine Word-Exportvorlage mit den passenden Platzhaltern erstellt und hier hochgeladen werden. Zudem haben Sie dann die Möglichkeit, in der Weboberfläche Ihre Daten als PDF herunterzuladen. Der Vorteil dieses Vorgehens ist, dass Sie Ihre Word-Exportvorlage frei nach Ihren Wünschen gestalten können, also mit Kopf- und Fußzeilen, Tabellen, Farben, Bildern usw. Die Platzhalter können hier in Word beliebig eingesetzt und formatiert werden.
Um den Export mit dem Standardtemplate zu testen, kann die Funktion „Beispieltemplate benutzen“ verwendet werden.
Eine Liste der verfügbaren Platzhalter (entsprechend der Feldtitel aus Schritt 1) kann über das Beispielformular heruntergeladen werden. Diese Platzhalter können dann an die gewünschten Stellen platziert werden, wobei zusätzlicher Text und das Design frei angepasst werden kann. Sie können die Platzhalter auch in eine eventuell in ihrem Unternehmen bereits vorhandene Word-Datei in Ihrem Firmendesign (das Format muss .docx sein, kein .doc) einfach als Text einfügen. Sobald Sie Ihre individuelle Word-Vorlage erstellt haben, muss diese hier hochgeladen werden.
Erstellung der Word-Exportvorlage
Laden Sie das Beispielformular herunter mit Hilfe des Buttons. Dort sind alle verfügbaren Platzhalter Ihres Formulars aufgelistet. Die Platzhalter ergeben sich aus den Feldnamen, die Sie in Schritt 1 festgelegt haben. Zudem stehen auch hier die Systemplatzhalter zur Verfügung. Ändern Sie nun Text und Design nach Ihren Wünschen und platzieren Sie die Platzhalter an den gewünschten Stellen (auch innerhalb von Tabellen).
Besonderheiten:
1. Kopierbare Gruppe
Es muss ein Start- und Endplatzhalter gesetzt sein. Das Format sieht dann beispielsweise so aus:
#gruppenname#
#feld1#
#feld2#
#gruppenname#
Oder als Tabelle:
#gruppenname#
| #feld1# | #feld2# |
#gruppenname#
Im Export-Dokument wird dann für jeden beim Ausfüllen hinzugefügten Datensatz eine weitere (Tabellen)zeile hinzugefügt.
2. Größenangaben für Bilder
Bildelemente wie Fotos, Zeichnungen und Unterschriften können auf die gewünschte Größe eingestellt werden. Die gewünschte Bildbreite (w) und/oder Bildhöhe (h) wird hinter dem Platzhalter in eckigen Klammern in Pixel angegeben. Wir empfehlen nur Höhe oder Breite und nicht beides gleichzeitig anzugeben, da es sonst zu Verzerrungen kommen kann. Einstellungsbeispiele:
[w:200]
[h:200]
[w:200;h:150]
Der Dateiname des E-Mail-Anhangs kann ebenfalls individuell und mit Platzhaltern festgelegt werden. Es können jeweils statische Namen und dynamische Platzhalter einzeln oder in Kombination verwendet werden. Die Exportdatei als PDF oder Word wird beim Versenden des Formulars der E-Mail angehängt. Zudem kann das PDF in der Web-Oberfläche heruntergeladen werden.