Formtastic Hilfe

E-Mail und Exporteinstellungen

In diesem dritten Schritt können Sie festlegen, ob nach dem Versenden des Formulars automatisch eine E-Mail verschickt werden soll, und wenn ja mit welchem Text, welchem Anhang (PDF / Word) und an wen.

1. E-Mail-Text festlegen

Füllen Sie in den Feldern „E-Mail Betreffzeile“ und der „E-Mail Text“ den gewünschten Text ein. Es können auch hier Platzhalter verwendet werden, so dass der Text dynamisch generiert wird je nach Eingabe im Formular. Die zur Verfügung stehenden Platzhalter finden Sie über den Link oberhalb der Felder.

2. E-Mail-Empfänger festlegen

Es stehen hier 3 Optionen zur Verfügung, um die Empfänger zu bestimmen, wobei diese auch miteinander kombiniert werden können:

E-Mail an Aussteller des Formulars : Wenn dies ausgewählt wird, wird immer eine E-Mail an die bei uns hinterlegte Adresse des sendenden Nutzers geschickt.

E-Mail Adresse des Empfängers ist in diesem Feld enthalten: Wenn in der jeweiligen Formularvorlage entweder ein Eingabefeld vom Typ „E-Mail“ oder ein Auswahlfeld mit E-Mail-Adressen vorhanden ist, kann hier dieses Feld ausgewählt werden. Dadurch wird (zusätzlich) eine E-Mail an die jeweils eingetragene bzw. ausgewählte Adresse geschickt.

Weitere E-Mail Empfänger: Es können hier weitere E-Mail-Adressen angegeben werden, diese werden dann bei jedem E-Mail-Versand berücksichtigt. Es kann hier z. B. eine zentrale E-Mail-Adresse der Firma hinterlegt werden.

3. E-Mail-Anhang festlegen

Die Formulardaten können in ein von Ihnen definiertes Word-Design exportiert und als E-Mail-Anhang als Word und/oder PDF automatisch versendet werden. Wählen Sie dafür in den Checkboxen PDF und/oder Word aus.

Laden Sie anschließend Ihre individuelle Word-Vorlage mit den Platzhaltern im docx-Format hoch. Um den Export zu testen, kann auch im ersten Schritt die Funktion „Beispieltemplate benutzen“ verwendet werden.

Anleitung: Word-Exportvorlage erstellen

Laden Sie das Beispielformular herunter mit Hilfe des Buttons. Dort sind alle Platzhalter Ihres Formulars aufgelistet. Die Platzhalter ergeben sich aus den Feldnamen, die Sie in Schritt 1 festgelegt haben. Wenn Sie bereits ein Word-Dokument haben, das dem gewünschten Design entspricht können Sie diese Platzhalter dort einfügen und diese Datei dann hier hochladen.

Platzhalterformat bei kopierbaren Gruppen: es muss ein Start- und Endplatzhalter gesetzt sein. Das Format sieht dann beispielsweise so aus:

#Gruppenplatzhalter#
#Feld1#
#Feld2#
#Gruppenplatzhalter#

Größenangaben bei Bildern: Bildelemente wie Fotos, Zeichnungen und Unterschriften können auf die gewünschte Größe eingestellt werden über die Werte in eckigen Klammern.

Hinweis zu verwendeten Schriftarten
Das PDF wird mit einer der auf unserem Server installierten Schriftarten erstellt. Verwenden Sie also am besten eine dieser Schriftarten, andere Schriftarten werden umgewandelt in eine ähnliche Schrift.

Liste der Server-Schriftarten

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