Formtastic Hilfe

Daten-Export inkl. Excel-Datei und Mediadaten

Um die Geschwindigkeit und Übersichtlichkeit in der mobilen App nicht zu mindern, sollte die Anzahl aller im Account gespeicherten Formulare möglichst niedrig gehalten werden. Um dies zu erreichen, sollten nicht benötigte Formulare regelmäßig gelöscht werden (auch aus dem Papierkorb), da die mobile App alle Formulardaten im Hintergrund durchgehend synchronisiert bzw. auf Änderungen überprüft.

Um Ihre Daten vor dem Löschen zu sichern, empfehlen wir, die Export-Funktion zu nutzen.

Gehen Sie unter dem Menüpunkt „Daten“ auf „Export“. Ein Export wird als ZIP-Datei bereitgestellt und beinhaltet immer eine Excel-Tabelle, die die gespeicherten Formulardaten jeweils in einer Zeile spaltenweise untereinander auflistet (mit Verweisen zu den Medieninhalten). Zudem werden immer die gegebenenfalls erstellten E-Mail-Anhänge (PDF- und/oder Word-Datei) mit exportiert. Optional können die Mediadateien (Fotos / Zeichnungen / Tonaufnahmen) der Export-Zipdatei hinzugefügte werden.

Um einen neuen Export zu erstellen, können folgende Einstellungen gemacht werden:

  • Zeitraum: Legt den Zeitraum für den zu erstellenden Export fest
  • Formularvorlage: Legt die Formularvorlage fest, die den zu exportierenden Formularen zugrunde liegt.
  • Status: Legt den Ordner fest, in dem sich die zu exportierenden Formularen gerade befinden (In Bearbeitung, Eingang, Zugewiesen, Gesendet, Papierkorb)
  • Transponiert: Im Normalfall sollte diese Option nicht ausgewählt werden. Erklärung siehe unten.
  • Mit Mediadateien: Legt fest, ob Mediadateien mit exportiert werden sollen (Fotos / Zeichnungen / Tonaufnahmen)

Sobald auf den Export-Button geklickt wurde, wird die Export-ZIP-Datei erstellt. Akualisieren Sie die Seite, bis die Datei in der Liste oben erscheint. Zusätzlich wird ein Download-Link per Email verschickt (der Link kann nur geöffnet werden, wenn man eingeloggt ist).

Transponiert
Diese Funktion kann nur genutzt werden, wenn genau eine Tabelle im Formular vorhanden ist. Bei Aktivierung werden die Einträge in dieser Tabelle zeilenweise zusammen mit den anderen Feldern über- und unterhalb der Tabelle in der exportierten Excel-Datei ausgegeben. Dies kann sinnvoll sein z.B. bei Bestelllisten, die in andere Systeme importiert werden sollen.

Beispiel: transponierte Tabelle

URL für externe Systeme – Verschlüsselter Abruf als CSV-Datei

Um externe Systeme an Formtastic anzubinden, können Exporte direkt über eine URL mit integriertem Access-Token (Sicherheitsüberprüfung) verschlüsselt abgerufen werden.

Exportformat: CSV (UTF-8;Trennzeichen: Komma)

Sobald die Einstellungen für den Export gemacht wurden (Zeitraum, Vorlage, Status), wird ein individueller Link generiert.

Alternative Export-Option – Automatisiertes Abspeichern per SFTP-Anbindung
In den Tarifen Professional und Enterprise kann direkt bei bei der Formularvorlage eine SFTP-Anbindung eingerichtet werden. Dadurch werden direkt nach dem Senden eines Formulars die Daten auf dem Server abgespeichert. Mehr dazu hier E-Mail-Versand & SFTP-Anbindung.

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