E-Mail und Exporteinstellungen
In Schritt 3 legen Sie fest, ob nach dem Versenden eines Formulars automatisch eine E-Mail verschickt wird – mit welchem Text, welchem Anhang (PDF oder Word) und an wen. Alle drei Bereiche können unabhängig voneinander konfiguriert werden.
1. E-Mail-Text festlegen
Tragen Sie den gewünschten Text in die Felder E-Mail-Betreffzeile und E-Mail-Text ein. Beide Felder unterstützen dynamische Platzhalter – so kann z.B. der Kundenname oder das Formular-Datum automatisch in den Betreff eingesetzt werden. Die verfügbaren Platzhalter sind über den Link oberhalb der Felder abrufbar.
2. E-Mail-Empfänger festlegen
Die drei Optionen können einzeln oder kombiniert verwendet werden:
E-Mail an Aussteller des Formulars: Der Mitarbeiter, der das Formular versendet hat, erhält automatisch eine Kopie an seine hinterlegte E-Mail-Adresse.
E-Mail-Adresse des Empfängers ist in diesem Feld enthalten: Wenn das Formular ein Eingabefeld vom Typ „E-Mail” oder ein Auswahlfeld mit E-Mail-Adressen enthält, kann dieses Feld hier ausgewählt werden. Die E-Mail wird dann (zusätzlich) an die dort eingetragene oder ausgewählte Adresse verschickt – ideal für automatische Kundenbestätigungen.
Weitere E-Mail-Empfänger: Feste E-Mail-Adressen, die bei jedem Versand immer mit benachrichtigt werden – z.B. eine zentrale Büroadresse oder ein Verteiler.
3. E-Mail-Anhang & Word-Exportvorlage
Für den Versand als PDF oder Word-Dokument im eigenen Corporate Design laden Sie eine Word-Exportvorlage (.docx) hoch. Diese Vorlage enthält Platzhalter für die Formularfelder und kann frei gestaltet werden – mit Kopf- und Fußzeilen, Tabellen, Logo und Firmenfarben.
Zum Einstieg können Sie über den Button „Beispieltemplate benutzen” den Export mit einer Standardvorlage testen. Über das Beispielformular erhalten Sie außerdem eine fertige Liste aller verfügbaren Platzhalter für Ihre Vorlage.
So erstellen Sie Ihre Word-Exportvorlage:
1. Laden Sie das Beispielformular herunter – dort sind alle Platzhalter Ihrer Vorlage aufgelistet (abgeleitet aus den Feldnamen aus Schritt 1, ergänzt um Systemplatzhalter wie Datum, Uhrzeit, Benutzername).
2. Öffnen Sie eine bestehende Word-Datei in Ihrem Firmendesign (Format: .docx, nicht .doc) oder erstellen Sie eine neue.
3. Fügen Sie die Platzhalter an den gewünschten Stellen ein – auch innerhalb von Tabellen. Text und Design können frei angepasst werden.
4. Laden Sie die fertige Vorlage hier hoch.
Besonderheit: Kopierbare Gruppe
Für Felder innerhalb einer kopierbaren Gruppe muss ein Start- und Endplatzhalter gesetzt werden:
#gruppenname#
#feld1#
#feld2#
#gruppenname#
Als Tabelle:
| #gruppenname# | |
| #feld1# | #feld2# |
| #gruppenname# |
Für jeden beim Ausfüllen hinzugefügten Datensatz wird im Export automatisch eine weitere Zeile ergänzt.
Bildgröße im Export anpassen
Fotos, Zeichnungen und Unterschriften können in der Vorlage auf eine bestimmte Größe skaliert werden. Die gewünschte Breite (w) und/oder Höhe (h) wird in Pixeln direkt hinter dem Platzhalter in eckigen Klammern angegeben. Empfehlung: nur eine Dimension angeben, um Verzerrungen zu vermeiden.
[w:200]
[h:200]
[w:200;h:150]
Der Dateiname des E-Mail-Anhangs kann ebenfalls individuell festgelegt werden – mit statischem Text, Platzhaltern oder einer Kombination aus beidem. Die Exportdatei (PDF oder Word) wird beim Versenden automatisch an die E-Mail angehängt und kann zusätzlich in der Web-Oberfläche heruntergeladen werden.