Schnittstellen für den Daten-Export und -Import
Formtastic bietet mehrere Möglichkeiten, Ihre gespeicherten Formulardaten zu exportieren. Zudem gibt es auch eine Import-Funktion, um Formulardaten aus Excel zu importieren und in Formtastic weiterzuverarbeiten.
1. Export im PDF/Word-Format
Wenn nach dem Ausfüllen eines Formulars die Senden-Funktion verwendet wird (entweder in der mobilen App oder in der Web-Oberfläche), wird automatisch entsprechend der Vorlageneinstellungen eine E-Mail mit dem festgelegten Inhalt an die hinterlegten Empfänger versendet. Diese E-Mail kann frei gestaltet werden inklusive eines Anhangs im PDF und/oder Word-Format. Die PDF- bzw. Worddatei enthält die ausgefüllten Daten und wird in Ihrem individuellen Design entsprechend der Word-Vorlage in den Export-Einstellungen generiert und verschickt.
Das PDF kann in der Weboberfläche alternativ auch direkt heruntergeladen werden, ohne es per E-Mail zu versenden. So kann vor dem Versand das PDF noch überprüft werden.
Weitere Informationen finden Sie unter E-Mail und Exporteinstellungen
2. SFTP-Server-Anbindung
Dasselbe PDF und/oder Word, das als E-Mail-Anhang versendet wird (wie im vorherigen Punkt beschrieben), kann per FTP oder SFTP automatisch auf Ihrem Server abgespeichert werden. Die Einstellungen hierzu sind in der Vorlage in Schritt 2 vorzunehmen. Die PDF-Dateien müssen dadurch nicht mehr aus der E-Mail heraus manuell abgelegt werden, was Ihren Arbeitsaufwand zusätzlich verringert.
Weitere Informationen finden Sie unter SFTP-Anbindung
3. Gebündelter Datenexport inkl. Excel-Datei
Mit dieser Funktion können Formulardaten gebündelt aus Formtastic exportiert werden. Es wird eine ZIP-Datei erstellt, darin befinden sich folgende Daten:
- Excel-Datei: alle Formulardaten werden zeilenweise untereinander dargestellt. Ihre gespeicherten Daten können so weiterverarbeitet, in andere Systeme (z.B. als CSV) importiert oder archiviert werden
- PDF/Word-Exportdateien: alle Dateien, die während des E-Mail-Versands generiert wurden
- Mediadateien: alle in den Formularen enthaltenen Fotos, Zeichnungen, Tonaufnahmen
Weitere Informationen finden Sie unter Formulare exportieren
4. Verschlüsselter Abruf als CSV-Datei
Um externe Systeme an Formtastic anzubinden, können Formulardaten als CSV-Export direkt über eine individuell generierte URL mit integriertem Access-Token (Sicherheitsüberprüfung) verschlüsselt abgerufen werden.
Weitere Informationen finden Sie unter Formulare exportieren
5. Formulardaten-Import über eine Excel-Datei
Sie können Daten aus Excel in Formtastic importieren, so dass diese als bereits vorausgefüllte Formulare zur Verfügung stehen und dann weiterbearbeitet und versendet werden können. Falls also z.B. eine Formular mit bereits befüllten Kunden-Adressdaten einem Mitarbeiter zugewiesen werden soll, kann mit Hilfe einer Excel-Datei der Formulardatensatz gebündelt in das Formtastic-System importiert werden. Der Mitarbeiter findet die so importierten vorbereiteten Formulare in seinem Eingang.
Weitere Informationen finden Sie unter Formulare importieren