Formtastic Hilfe

Schnittstellen für den Daten-Export und -Import

Formtastic bietet mehrere Möglichkeiten, Formulardaten zu exportieren. Zudem gibt es auch eine Import-Funktion, um Formulardaten zu importieren und in Formtastic weiterzuverarbeiten.

1. E-Mail-Export im PDF/Word-Format

Wenn nach dem Ausfüllen eines Formulars die Senden-Funktion verwendet wird (entweder in der mobilen App oder in der Web-Oberfläche), wird automatisch entsprechend der Vorlageneinstellungen (siehe Formular-Designer) eine E-Mail mit dem festgelegten Inhalt an die hinterlegten Empfänger versendet. Diese E-Mail kann frei gestaltet werden inklusive eines Anhangs im PDF und/oder Word-Format. Die PDF- bzw. Worddatei enthält die ausgefüllten Daten und wird in Ihrem individuellen Design entsprechend der Word-Vorlage in den Export-Einstellungen generiert und verschickt.

Weitere Informationen finden Sie unter Formular-Designer: Schritt 3

2. SFTP-Server-Anbindung

Dasselbe PDF, das als E-Mail-Anhang versendet wird (wie im vorherigen Punkt beschrieben), kann per SFTP automatisch auf Ihrem Server abgespeichert werden. Die Einstellungen hierzu sind in der Vorlage in Schritt 2 vorzunehmen. Die PDF-Dateien müssen dadurch nicht mehr aus der E-Mail heraus manuell abgelegt werden, was Ihren Arbeitsaufwand zusätzlich verringert.

Weitere Informationen finden Sie unter Formular-Designer: Schritt 2

3. Gebündelter Datenexport inkl. Excel-Datei

Mit dieser Funktion können Formulardaten gebündelt aus Formtastic exportiert werden. Es wird eine ZIP-Datei erstellt, darin befinden sich folgende Daten:

  • Excel-Datei: alle Formulardaten werden zeilenweise untereinander dargestellt. Die Daten können so weiterverarbeitet werden und in andere Systeme (z.B. als CSV importiert werden)
  • PDF/Word-Exportdateien: alle Dateien, die während des E-Mail-Versands generiert wurden
  • Mediadateien: alle in den Formularen enthaltenen Fotos, Zeichnungen, Tonaufnahmen

Weitere Informationen finden Sie unter Werkzeuge – Formulare exportieren

4. Verschlüsselter Abruf als CSV-Datei

Um externe Systeme an Formtastic anzubinden, können Formulardaten als CSV-Export direkt über eine individuell generierte URL mit integriertem Access-Token (Sicherheitsüberprüfung) verschlüsselt abgerufen werden. Gehen Sie hierzu in die Vorlage

Weitere Informationen finden Sie unter Werkzeuge – Formulare exportieren

5. Formulardaten-Import über eine Excel-Datei

Es können vorbereitete, also bereits vorausgefüllte Formulare in Formtastic importiert und dann weiterbearbeitet und versendet werden. Falls also z.B. eine Formular mit bereits befüllten Kunden-Adressdaten einem Mitarbeiter zugewiesen werden soll, kann mit Hilfe einer Excel-Datei der Formulardatensatz gebündelt in das Formtastic-System importiert werden. Der Mitarbeiter findet die so importierten vorbereiteten Formulare in seinem Eingang.

Weitere Informationen finden Sie unter Werkzeuge – Formulare importieren

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