Formulare exportieren inkl. Excel-Datei, PDF und Mediadaten
Mit der Export-Funktion unter Werkzeuge → Formulare exportieren laden Sie Ihre gespeicherten Formulardaten gebündelt herunter – zur Weiterverarbeitung, Archivierung oder Übergabe an andere Systeme.
Der Export wird als ZIP-Datei bereitgestellt und enthält immer eine Excel-Tabelle mit allen Formulardaten zeilenweise sowie alle erstellten E-Mail-Anhänge (PDF und/oder Word). Optional können auch die Mediadateien (Fotos, Zeichnungen, Tonaufnahmen) mit exportiert werden.
Nach dem Klick auf den Export-Button wird die ZIP-Datei erstellt – aktualisieren Sie die Seite, bis die Datei in der Liste erscheint. Zusätzlich wird ein Download-Link per E-Mail verschickt (nur abrufbar wenn eingeloggt).
Einstellungen für den Export
Zeitraum: Legt den Zeitraum für den Export fest.
Formularvorlage: Legt die Vorlage fest, auf der die zu exportierenden Formulare basieren.
Status: Legt den Ordner fest, aus dem exportiert werden soll (In Bearbeitung, Eingang, Zugewiesen, Gesendet, Papierkorb).
Transponiert: Nur verfügbar, wenn das Formular genau eine Tabelle enthält. Die Tabelleneinträge werden dann zeilenweise zusammen mit den übrigen Feldern in der Excel-Datei ausgegeben – sinnvoll z.B. für Bestelllisten, die in andere Systeme importiert werden sollen. Beispiel: transponierte Tabelle
Mit Mediadateien: Legt fest, ob Fotos, Zeichnungen und Tonaufnahmen mit exportiert werden.
Beispiel: transponierte Tabelle
In unserem Beispiel enthält das Formular die Eingabefelder Besteller und Bestellnummer. Anschließend kommt eine Tabelle mit den Feldern Produkt, Preis und Menge. Hier wurden als Beispiel folgende Einträge gemacht:
Besteller: Hr. Müller
Bestellnummer: 1234
| Produkt | Preis | Menge |
|---|---|---|
| Hose | 100€ | 2 |
| T-Shirt | 20€ | 1 |
| Socken | 10€ | 4 |
Der transponierte Export würde dann so aussehen:
| Besteller | Bestellnummer | Produkt | Preis | Menge |
|---|---|---|---|---|
| Hr. Müller | 1234 | Hose | 100€ | 2 |
| Hr. Müller | 1234 | T-Shirt | 20€ | 1 |
| Hr. Müller | 1234 | Socken | 10€ | 4 |
Ein nicht transponierter Export würde wie folgt aussehen:
| Besteller | Bestellnummer | Produkt1 | Preis1 | Menge1 | Produkt2 | Preis2 | Menge2 | Produkt3 | Preis3 | Menge3 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Hr. Müller | 1234 | Hose | 100€ | 2 | T-Shirt | 20€ | 1 | Socken | 10€ | 4 |
CSV-Abruf für externe Systeme
Sobald die Export-Einstellungen (Zeitraum, Vorlage, Status) festgelegt sind, wird automatisch ein individueller Link generiert. Über diesen Link mit integriertem Access-Token können externe Systeme die Formulardaten direkt als CSV abrufen (UTF-8, Trennzeichen: Komma).
Tipp – Automatisiertes Speichern: Über die Integrationseinstellungen in der Formularvorlage kann eine automatische SFTP- oder Google-Drive-Anbindung eingerichtet werden. Daten werden dann direkt nach dem Versenden eines Formulars auf Ihrem Server oder in Google Drive gespeichert – ohne manuellen Export. Mehr dazu: SFTP-Anbindung | Google-Anbindung