Formulare exportieren inkl. Excel-Datei, PDF und Mediadaten
Mit der Export-Funktion unter Werkzeuge → Formulare exportieren laden Sie Ihre gespeicherten Formulardaten gebündelt herunter – zur Weiterverarbeitung, Archivierung oder Übergabe an andere Systeme.
Der Export wird als ZIP-Datei bereitgestellt und enthält immer eine Excel-Tabelle mit allen Formulardaten zeilenweise sowie alle erstellten E-Mail-Anhänge (PDF und/oder Word). Optional können auch die Mediadateien (Fotos, Zeichnungen, Tonaufnahmen) mit exportiert werden.
Nach dem Klick auf den Export-Button wird die ZIP-Datei erstellt – aktualisieren Sie die Seite, bis die Datei in der Liste erscheint. Zusätzlich wird ein Download-Link per E-Mail verschickt (nur abrufbar wenn eingeloggt).
Einstellungen für den Export
Zeitraum: Legt den Zeitraum für den Export fest.
Formularvorlage: Legt die Vorlage fest, auf der die zu exportierenden Formulare basieren.
Status: Legt den Ordner fest, aus dem exportiert werden soll (In Bearbeitung, Eingang, Zugewiesen, Gesendet, Papierkorb).
Transponiert: Nur verfügbar, wenn das Formular genau eine Tabelle enthält. Die Tabelleneinträge werden dann zeilenweise zusammen mit den übrigen Feldern in der Excel-Datei ausgegeben – sinnvoll z.B. für Bestelllisten, die in andere Systeme importiert werden sollen. Beispiel: transponierte Tabelle
Mit Mediadateien: Legt fest, ob Fotos, Zeichnungen und Tonaufnahmen mit exportiert werden.
CSV-Abruf für externe Systeme
Sobald die Export-Einstellungen (Zeitraum, Vorlage, Status) festgelegt sind, wird automatisch ein individueller Link generiert. Über diesen Link mit integriertem Access-Token können externe Systeme die Formulardaten direkt als CSV abrufen (UTF-8, Trennzeichen: Komma).
Tipp – Automatisiertes Speichern: Über die Integrationseinstellungen in der Formularvorlage kann eine automatische SFTP- oder Google-Drive-Anbindung eingerichtet werden. Daten werden dann direkt nach dem Versenden eines Formulars auf Ihrem Server oder in Google Drive gespeichert – ohne manuellen Export. Mehr dazu: SFTP-Anbindung | Google-Anbindung