Für Außendienst & Service in jeder Branche
Jeder Einsatz dokumentiert,
bevor Sie wieder im Auto sitzen.
Serviceberichte, Reparaturaufträge, Inbetriebnahmen und Arbeitszeiten direkt beim Kunden erfassen — egal in welcher Branche Ihr Team unterwegs ist. Fotos, Messwerte und Unterschrift bleiben beim richtigen Einsatz — das fertige PDF landet automatisch im Büro.
Ein digitaler Ablauf, der zum Außendienst passt.
Sie erfassen den Einsatz beim Kunden, Formtastic erledigt den Rest: Bericht, PDF, Weitergabe ins Büro.
Digitale Vorlage wählen
Eigene Vorlage erstellen oder einen bestehenden Servicebericht digital übernehmen und an Ihren Ablauf anpassen.
Einsatz beim Kunden ausfüllen
Arbeiten, Messwerte, Material, Fotos, GPS, Barcode/QR und Unterschrift direkt vor Ort erfassen — auch ohne Netz im Keller oder Technikraum.
Vollständig absenden
Pflichtfelder prüfen automatisch, ob alles ausgefüllt ist — kein Rückruf mehr, weil die Unterschrift oder ein Messwert fehlt.
Fertiger Servicebericht
PDF/Word, Excel, E-Mail, Google Drive/Sheets, SFTP/FTP oder Webhook — ohne erneutes Abtippen im Büro.
Der Einsatz ist erledigt. Der Bericht noch lange nicht.
Arbeitszeit auf Papier, Fotos auf dem Smartphone, Messwerte im Notizbuch — im Büro muss später alles wieder zusammengeführt werden.
Alles verteilt — nichts griffbereit
- Servicezettel in Ordnern und Fahrzeugen
- Fotos und Messwerte in verschiedenen Kanälen
- Berichte abends oder am Wochenende nachgetippt
- Unterschiedliche Versionen je Techniker
Zentral und einheitlich
- Formulare zentral erstellen und verwalten
- Aktuelle Vorlage für das gesamte Team
- Fotos, Messwerte, Zeiten und Unterschrift in einem Datensatz
- Fertiges PDF automatisch ans Büro und an den Kunden
Ihre bestehenden Formulare — digital und per Drag & Drop anpassbar.
Übernehmen Sie Serviceberichte, Checklisten und Protokolle, die Ihr Betrieb bereits nutzt, und passen Sie sie im Formular-Designer an Ihren eigenen Ablauf an.
Formularvorlage bearbeiten
Drei ausgewählte Vorlagen für Außendienst & Service für einen schnellen Einstieg.
Starten Sie mit einer passenden Vorlage und passen Sie sie an Ihren Betrieb an.
Reparaturauftrag
Schaden, Material, Arbeitszeit, Fotos und Unterschrift strukturiert erfassen.
Vorschau ansehen →
Terminplanung
Termine und Einsätze strukturiert planen und festhalten.
Vorschau ansehen →
Arbeitszeiterfassung
Arbeitsbeginn, Ende, Pausen und Tätigkeit nachvollziehbar erfassen.
Vorschau ansehen →Dann richten wir Ihre erste Vorlage kostenlos für Sie ein.
Schicken Sie uns Ihren bestehenden Servicebericht, Reparaturauftrag oder Ihr Papier-, PDF- oder Word-Formular. Wir übertragen es in Formtastic und richten Ihre erste Vorlage einsatzbereit für Ihr Team ein.
Von Standardvorlagen bis zum eigenen Einsatzformular.
Nutzen Sie fertige Vorlagen als Ausgangspunkt oder erstellen Sie Ihr eigenes Formular. Die folgenden Beispiele zeigen nur einen Teil der möglichen Abläufe im Außendienst und Service.
Reparaturauftrag direkt beim Kunden abschließen
Fehlerbild, ausgeführte Arbeiten, Material, Fotos und Kundenunterschrift in einem Vorgang.
Serviceeinsatzbericht
Arbeiten, Messwerte, Material und Fotos je Einsatz einheitlich erfassen und vom Kunden bestätigen lassen.
Inbetriebnahme & Übergabe
Einstellungen, Messwerte und Einweisung festhalten, Fotos anhängen, digital unterschreiben lassen.
Terminplanung
Termine und Einsatzorte strukturiert erfassen.
Angebot oder Kostenvoranschlag vor Ort
Leistung und Preis direkt beim Kunden aufnehmen und bestätigen lassen.
Tagesbericht & Arbeitsnachweis
Arbeitsbeginn, Ende, Pausen, Fahrtzeit und ausgeführte Tätigkeit nachvollziehbar erfassen.
Weitere Vorlagen entdecken — oder Ihr eigenes Formular bauen.
Auf der Vorlagen-Seite finden Sie weitere Formulare für Service, Wartung und betriebliche Abläufe, zum Beispiel die digitale Checkliste und den Stundenzettel. Wenn nichts exakt passt, erstellen Sie Ihre eigene Vorlage im Formular-Designer.
Service- und Außendienstteams setzen auf Formtastic
Persönliche Einrichtung, persönlicher Support — und Daten bleiben in Deutschland.
„Bereits in der Einarbeitung hat sich gezeigt, wie vielseitig und benutzerfreundlich Formtastic ist. Im Alltag erleichtert es uns die Arbeit spürbar.“
Was Außendienst- und Serviceteams vor dem Start wissen wollen.
Alles, was Sie vor dem Start wissen möchten. Weitere Fragen beantworten wir persönlich.
Funktionieren die Formulare auch ohne Internet beim Kunden?
Ja. Formulare können mobil auch ohne stabile Internetverbindung ausgefüllt und später synchronisiert werden. Das ist besonders für Keller, Technikräume oder abgelegene Einsatzorte relevant.
Auf welchen Geräten funktioniert Formtastic?
Formtastic ist so aufgebaut, dass Büro und Einsatzort perfekt zusammenarbeiten – ganz ohne spezielle Hardware:
Im Büro (Web-Zugang): Sie erstellen und verwalten Ihre Formulare ganz bequem am großen Bildschirm (PC oder Mac) über Ihren normalen Webbrowser. Es ist keine Installation nötig.
Beim Kunden (Mobile App): Ihre Techniker füllen die fertigen Formulare über die Formtastic App auf dem Smartphone oder Tablet aus – für iOS im App Store und Android bei Google Play. Das funktioniert auf handelsüblichen Smartphones genauso wie auf robusten Tablets.
Ist die App für meine Techniker kompliziert zu bedienen?
Nein, absolut nicht. Wir haben die App bewusst so intuitiv gestaltet, dass sie ohne jegliche Schulung sofort genutzt werden kann. Wer im Alltag ein Smartphone bedient, kann auch Formtastic nutzen. Die Akzeptanz im Team ist meist extrem hoch, da sich die Techniker lästige Zettelwirtschaft und Rückfragen aus dem Büro ersparen.
Können wir unsere bestehenden Papier- oder PDF-Formulare weiterverwenden?
Ja. Bestehende Papier-, PDF- oder Word-Formulare können als Grundlage digital in Formtastic nachgebaut werden. Alternativ starten Sie mit einer Formtastic-Vorlage und passen diese per Drag & Drop an Ihren Ablauf an. Oder Sie lassen die Vorlage per Chat mit ChatGPT oder Claude anlegen.
Wenn Sie sich die Einrichtung sparen möchten, übernehmen wir den Start für Sie: Schicken Sie uns Ihr bestehendes Formular als PDF, Word-Datei oder Foto – wir richten Ihre erste Vorlage kostenlos und einsatzbereit für Ihr Team ein.
Wie kommt der fertige Bericht ins Büro?
Formtastic kann Ergebnisdokumente automatisch erzeugen und per E-Mail weitergeben. Darüber hinaus sind unter anderem Google Drive & Sheets, SFTP/FTP und Webhooks für die Weiterverarbeitung verfügbar.
Kann der Kunde direkt vor Ort unterschreiben?
Ja. Die digitale Unterschrift gehört zu den Eingabeelementen: Der Kunde unterschreibt direkt auf dem Smartphone oder Tablet, das fertige PDF kann anschließend automatisch per E-Mail verschickt werden.
Ersetzt Formtastic unsere Service- oder Auftragssoftware?
Nein, und das soll es auch nicht. Formtastic konzentriert sich auf die Erfassung beim Kunden. Die Ergebnisse kommen als PDF, Word oder Excel per E-Mail, Google Drive & Sheets, SFTP/FTP oder Webhook in Ihr Büro und lassen sich dort weiterverarbeiten.
Welche Daten können Techniker direkt im Formular erfassen?
Techniker können direkt vor Ort unter anderem Text- und Zahlenangaben, Auswahlfelder, Checklisten, Datum und Uhrzeit, Arbeitszeiten und Dauer, Fotos, digitale Unterschriften, Zeichnungen, Standortdaten, Barcodes und QR-Codes sowie transkribierte Audioeingaben erfassen.
Zusätzlich lassen sich beispielsweise Listen, Tabellen, Gruppen, kopierbare Gruppen und weitere Struktur- und Eingabeelemente verwenden – und vieles mehr.
Sind die Vorlagen kostenlos und was kostet Formtastic nach der Testphase?
Ja, Sie können alle Vorlagen 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich mit Ihrem Team testen. Dafür erstellen Sie in unter zwei Minuten ein Formtastic-Konto – ohne Angabe von Zahlungsdaten.
Möchten Sie Formtastic danach weiter nutzen, starten die Tarife ab 24 € pro Monat, flexibel monatlich kündbar und ohne versteckte Einrichtungsgebühren. Die genauen Kosten richten sich transparent nach der Anzahl der aktiven Nutzer in Ihrem Team. Eine Übersicht unserer Preise finden Sie hier auf unserer Preise-Seite.
Beim nächsten Einsatz testen
Der Bericht sollte fertig sein,
wenn der Einsatz fertig ist.
Starten Sie mit einer Vorlage für Außendienst & Service oder digitalisieren Sie Ihr bestehendes Formular.
14 Tage kostenlos · kein langfristiger Vertrag · persönliche Unterstützung beim Start