Für Prüfprotokolle & Kontrollen
Jede Prüfung sauber dokumentiert,
ohne Nacharbeit im Büro.
Prüfprotokolle, interne Audits und Kontrollrundgänge direkt vor Ort erfassen. Prüfpunkte, Fotos, Mängel und Unterschrift bleiben bei der richtigen Prüfung — das fertige Protokoll landet automatisch im Büro.
Ein digitaler Ablauf, der zu Ihren Prüfungen passt.
Sie prüfen vor Ort, Formtastic erledigt den Rest: Protokoll, PDF, Weitergabe ins Büro.
Digitale Vorlage wählen
Eigene Prüfvorlage erstellen, per Chat mit ChatGPT oder Claude anlegen oder ein bestehendes Prüfprotokoll digital übernehmen.
Vor Ort prüfen
Prüfpunkte, Messwerte, Fotos von Mängeln, GPS, Barcode/QR und Unterschrift direkt an der Anlage oder im Bereich erfassen.
Vollständig absenden
Pflichtfelder prüfen automatisch, ob alles ausgefüllt ist — kein Rückruf mehr, weil ein Prüfpunkt oder die Unterschrift fehlt.
Fertiges Prüfprotokoll
PDF/Word, Excel, E-Mail, Google Drive/Sheets, SFTP/FTP oder Webhook — ohne erneutes Abtippen im Büro.
Die Prüfung ist gemacht. Das Protokoll noch lange nicht.
Prüflisten auf Papier, Fotos von Mängeln auf dem Handy, Maßnahmen in E-Mails — im Büro muss später alles zusammengeführt werden, bevor das Protokoll abgelegt ist.
Alles verteilt — nichts griffbereit
- Prüflisten in Ordnern und Fahrzeugen
- Fotos und Mängel in verschiedenen Kanälen
- Protokolle später abgetippt
- Unterschiedliche Prüflisten im Team
Zentral und einheitlich
- Prüfvorlagen zentral erstellen und verwalten
- Aktuelle Prüfliste für das gesamte Team
- Prüfpunkte, Fotos, Mängel und Unterschrift in einem Datensatz
- Fertiges Protokoll automatisch ins Büro
Ihre bestehenden Formulare — digital und per Drag & Drop anpassbar.
Übernehmen Sie Prüfprotokolle, Checklisten und Auditberichte, die Ihr Betrieb bereits nutzt, und passen Sie sie im Formular-Designer an Ihre Prüfungen an.
Formularvorlage bearbeiten
Drei ausgewählte Vorlagen für Prüfungen und Kontrollen für einen schnellen Einstieg.
Starten Sie mit einer passenden Vorlage und passen Sie sie an Ihre Prüfungen an.
Internes Audit
Ergebnis, nächste Schritte und Maßnahmenplan mit Termin und Verantwortlichem festhalten.
Vorschau ansehen →
Audit-Zeitplan
Wiederkehrende Prüfungen und Audits planen: Bereiche, Prüfer, Zeiten und Normforderung.
Vorschau ansehen →
Checkliste
Prüfpunkte selbst festlegen, vor Ort abhaken und unterschreiben lassen.
Vorschau ansehen →Dann richten wir Ihre erste Vorlage kostenlos für Sie ein.
Schicken Sie uns Ihr bestehendes Prüfprotokoll, Ihre Prüfliste oder Ihr Papier-, PDF- oder Word-Formular. Wir übertragen es in Formtastic und richten Ihre erste Vorlage einsatzbereit für Ihr Team ein.
Von Standardvorlagen bis zum eigenen Prüfprotokoll.
Nutzen Sie fertige Vorlagen als Ausgangspunkt oder erstellen Sie Ihr eigenes Formular. Die folgenden Beispiele zeigen nur einen Teil der möglichen Prüfungen und Kontrollen.
Arbeitsplatz-Prüfung nach 5S
Sortieren, Ordnen, Sauberkeit, Standardisieren und Disziplin mit 28 fertigen Prüfpunkten kontrollieren.
Abnahme mit Mängelliste
Mängel mit Foto, Frist zur Beseitigung und Unterschrift beider Seiten in einem Protokoll.
Unfall oder Vorfall melden
Ort per GPS, Fotos, Beteiligte, Sofortmaßnahmen und „vermeidbar?“ direkt festhalten.
Prüfung von Geräten und Anlagen
Prüfpunkte, Messwerte und Ergebnis je Gerät erfassen, Mängel mit Foto.
Wartungs- und Prüfprotokoll
Zustand, Messwerte und erledigte Arbeiten je Wartungsintervall einheitlich dokumentieren.
Kontrollrundgang
Feste Prüfpunkte je Bereich abhaken, Auffälligkeiten mit Foto und Maßnahme festhalten.
Weitere Vorlagen entdecken — oder Ihr eigenes Formular bauen.
Auf der Vorlagen-Seite finden Sie weitere Formulare, zum Beispiel die digitale Checkliste. Wie digitale Prüfprotokolle in der Qualitätssicherung funktionieren, zeigt unser Beitrag Qualitätssicherung im Bauwesen.
Betriebe dokumentieren Prüfungen mit Formtastic
Persönliche Einrichtung, persönlicher Support — und Daten bleiben in Deutschland.
„Die Protokolle für unsere Medikamentenverblisterung laufen jetzt digital – kein Zettelchaos mehr, und die Daten sind sofort im Zentralbüro.“
Was Prüf- und QS-Verantwortliche vor dem Start wissen wollen.
Alles, was Sie vor dem Start wissen möchten. Weitere Fragen beantworten wir persönlich.
Funktionieren die Formulare auch ohne Internet vor Ort?
Ja. Formulare können mobil auch ohne stabile Internetverbindung ausgefüllt und später synchronisiert werden. Das ist besonders für Keller, Technikräume, Hallen oder abgelegene Anlagen relevant.
Auf welchen Geräten funktioniert Formtastic?
Formtastic ist so aufgebaut, dass Büro und Prüfer vor Ort perfekt zusammenarbeiten – ganz ohne spezielle Hardware:
Im Büro (Web-Zugang): Sie erstellen und verwalten Ihre Formulare ganz bequem am großen Bildschirm (PC oder Mac) über Ihren normalen Webbrowser. Es ist keine Installation nötig.
Vor Ort (Mobile App): Ihre Prüfer füllen die fertigen Formulare über die Formtastic App auf dem Smartphone oder Tablet aus – für iOS im App Store und Android bei Google Play . Das funktioniert auf handelsüblichen Smartphones genauso wie auf robusten Tablets.
Ist die App für unsere Prüfer kompliziert zu bedienen?
Nein, absolut nicht. Wir haben die App bewusst so intuitiv gestaltet, dass sie ohne jegliche Schulung sofort genutzt werden kann. Wer im Alltag ein Smartphone bedient, kann auch Formtastic nutzen. Die Akzeptanz im Team ist meist extrem hoch, da sich die Prüfer lästige Zettelwirtschaft und Rückfragen aus dem Büro ersparen.
Können wir unsere bestehenden Prüfprotokolle und Prüflisten weiterverwenden?
Ja. Bestehende Papier-, PDF- oder Word-Formulare können als Grundlage digital in Formtastic nachgebaut werden. Alternativ starten Sie mit einer Formtastic-Vorlage und passen diese per Drag & Drop an Ihren Ablauf an. Oder Sie lassen die Vorlage per Chat mit ChatGPT oder Claude anlegen.
Wenn Sie sich die Einrichtung sparen möchten, übernehmen wir den Start für Sie: Schicken Sie uns Ihr bestehendes Formular als PDF, Word-Datei oder Foto – wir richten Ihre erste Vorlage kostenlos und einsatzbereit für Ihr Team ein.
Wie kommt das fertige Prüfprotokoll ins Büro?
Formtastic kann Prüfprotokolle automatisch erzeugen und per E-Mail weitergeben. Darüber hinaus sind unter anderem Google Drive & Sheets, SFTP/FTP und Webhooks für die Weiterverarbeitung verfügbar.
Welche Daten können Prüfer direkt im Formular erfassen?
Prüfer können direkt vor Ort unter anderem Text- und Zahlenangaben, Auswahlfelder, Checklisten, Datum und Uhrzeit, Arbeitszeiten und Dauer, Fotos, digitale Unterschriften, Zeichnungen, Standortdaten, Barcodes und QR-Codes sowie transkribierte Audioeingaben erfassen.
Zusätzlich lassen sich beispielsweise Listen, Tabellen, Gruppen, kopierbare Gruppen und weitere Struktur- und Eingabeelemente verwenden – und vieles mehr.
Können unsere Mitarbeiter in ihrer eigenen Sprache arbeiten?
Ja, in allen Tarifen. Im Formular-Designer fügen Sie Ihrer Vorlage weitere Sprachen hinzu und tragen eigene Übersetzungen ein. Ihre Mitarbeiter schalten beim Ausfüllen auf ihre Sprache um, das fertige PDF kommt trotzdem einheitlich in Ihrer Unternehmenssprache. Mehr dazu unter Mehrsprachige Formulare.
Sind die Vorlagen kostenlos und was kostet Formtastic nach der Testphase?
Ja, Sie können alle Vorlagen 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich mit Ihrem Team testen. Dafür erstellen Sie in unter zwei Minuten ein Formtastic-Konto – ohne Angabe von Zahlungsdaten.
Möchten Sie Formtastic danach weiter nutzen, starten die Tarife ab 24 € pro Monat, flexibel monatlich kündbar und ohne versteckte Einrichtungsgebühren. Die genauen Kosten richten sich transparent nach der Anzahl der aktiven Nutzer in Ihrem Team. Eine Übersicht unserer Preise finden Sie hier auf unserer Preise-Seite.
Bei der nächsten Prüfung testen
Das Protokoll sollte fertig sein,
wenn die Prüfung fertig ist.
Starten Sie mit einer Vorlage für Prüfungen und Kontrollen oder digitalisieren Sie Ihr bestehendes Prüfprotokoll.
14 Tage kostenlos · kein langfristiger Vertrag · persönliche Unterstützung beim Start