Für Gebäudemanagement & Reinigung
Jedes Objekt sauber dokumentiert,
ohne Zettel im Putzwagen.
Reinigungsnachweise, Kontrollrundgänge, Schadensmeldungen und Arbeitszeiten direkt im Objekt erfassen — egal ob Gebäudereinigung, Hausmeisterdienst oder technisches Gebäudemanagement. Fotos, Zeiten und Unterschrift bleiben beim richtigen Objekt — das fertige PDF landet automatisch im Büro und beim Auftraggeber.
Ein digitaler Ablauf, der zu Reinigung und Gebäudemanagement passt.
Sie erfassen die Arbeit im Objekt, Formtastic erledigt den Rest: Nachweis, PDF, Weitergabe ins Büro.
Digitale Vorlage wählen
Eigene Vorlage erstellen oder einen bestehenden Reinigungsplan digital übernehmen und an Ihre Objekte anpassen.
Im Objekt ausfüllen
Erledigte Bereiche, Zeiten, Fotos, Mängel, GPS, Barcode/QR und Unterschrift direkt vor Ort erfassen — auch ohne Netz im Keller oder Treppenhaus.
Vollständig absenden
Pflichtfelder prüfen automatisch, ob alles ausgefüllt ist — kein Rückruf mehr, weil ein Bereich oder die Unterschrift fehlt.
Fertiger Nachweis
PDF/Word, Excel, E-Mail, Google Drive/Sheets, SFTP/FTP oder Webhook — ohne erneutes Abtippen im Büro.
Das Objekt ist sauber. Der Nachweis noch lange nicht.
Abhaklisten auf Papier, Fotos auf privaten Handys, Stunden auf Zetteln — im Büro muss später alles wieder zusammengeführt werden, bevor der Auftraggeber seinen Nachweis bekommt.
Alles verteilt — nichts griffbereit
- Reinigungs- und Kontrolllisten in Ordnern und Objekten
- Fotos und Schadensmeldungen in verschiedenen Kanälen
- Stunden und Nachweise später abgetippt
- Unterschiedliche Listen je Objekt und Team
Zentral und einheitlich
- Listen zentral erstellen und verwalten
- Aktuelle Vorlage für alle Objekte und Teams
- Fotos, Zeiten, Mängel und Unterschrift in einem Datensatz
- Fertiger Nachweis automatisch ans Büro und an den Auftraggeber
Ihre bestehenden Formulare — digital und per Drag & Drop anpassbar.
Übernehmen Sie Reinigungspläne, Checklisten und Protokolle, die Ihr Betrieb bereits nutzt, und passen Sie sie im Formular-Designer an Ihre Objekte an.
Formularvorlage bearbeiten
Drei ausgewählte Vorlagen für Gebäudemanagement & Reinigung für einen schnellen Einstieg.
Starten Sie mit einer passenden Vorlage und passen Sie sie an Ihre Objekte an.
Checkliste
Bereiche und Prüfpunkte je Objekt abhaken, Unterschrift dazu, fertig ist der Nachweis.
Vorschau ansehen →
Arbeitszeiterfassung
Arbeitsbeginn, Ende und Pausen je Einsatz erfassen, Stunden werden automatisch berechnet.
Vorschau ansehen →
Instandhaltungsauftrag
Schaden mit Foto und Priorität melden und den Auftrag direkt an eine Fachfirma geben.
Vorschau ansehen →Dann richten wir Ihre erste Vorlage kostenlos für Sie ein.
Schicken Sie uns Ihren bestehenden Reinigungsplan, Ihre Kontrollliste oder Ihr Papier-, PDF- oder Word-Formular. Wir übertragen es in Formtastic und richten Ihre erste Vorlage einsatzbereit für Ihr Team ein.
Von Standardvorlagen bis zum eigenen Objektformular.
Nutzen Sie fertige Vorlagen als Ausgangspunkt oder erstellen Sie Ihr eigenes Formular. Die folgenden Beispiele zeigen nur einen Teil der möglichen Abläufe in Gebäudereinigung und Gebäudemanagement.
Reinigungsnachweis je Objekt
Erledigte Bereiche, Uhrzeit, Fotos und Unterschrift in einem Nachweis für den Auftraggeber.
Qualitätskontrolle nach 5S
Sauberkeit von Böden, Wänden, Regalen und Beleuchtung, Reinigungspläne und Schädlingsbekämpfung nach festen Prüfpunkten kontrollieren.
Kontroll- und Sicherheitsrundgang
Prüfpunkte im Objekt abhaken, Mängel mit Foto festhalten.
Zählerstände ablesen
Mehrere Zähler mit Nummer, Stand und Foto in einem Durchgang erfassen.
Reinigungs- und Verbrauchsmaterial
Material anfordern oder den Bestand zählen, mit Menge und Artikelnummer.
Unfall oder Sachschaden melden
Ort per GPS, Fotos, Beteiligte und Sofortmaßnahmen direkt festhalten.
Weitere Vorlagen entdecken — oder Ihr eigenes Formular bauen.
Auf der Vorlagen-Seite finden Sie weitere Formulare, zum Beispiel die digitale Checkliste und den Stundenzettel. Wie andere Betriebe das umsetzen, zeigen die Erfolgsgeschichten von Krasniqi Gebäudereinigung und S.I.G.M.A. Technik Service.
Betriebe aus Reinigung und Gebäudemanagement setzen auf Formtastic
Persönliche Einrichtung, persönlicher Support — und Daten bleiben in Deutschland.
„Bereits in der Einarbeitung hat sich gezeigt, wie vielseitig und benutzerfreundlich Formtastic ist. Im Alltag erleichtert es uns die Arbeit spürbar.“
Was Betriebe aus Reinigung und Gebäudemanagement vor dem Start wissen wollen.
Alles, was Sie vor dem Start wissen möchten. Weitere Fragen beantworten wir persönlich.
Funktionieren die Formulare auch ohne Internet im Objekt?
Ja. Formulare können mobil auch ohne stabile Internetverbindung ausgefüllt und später synchronisiert werden. Das ist besonders für Keller, Tiefgaragen oder Technikräume relevant.
Auf welchen Geräten funktioniert Formtastic?
Formtastic ist so aufgebaut, dass Büro und Objekt perfekt zusammenarbeiten – ganz ohne spezielle Hardware:
Im Büro (Web-Zugang): Sie erstellen und verwalten Ihre Formulare ganz bequem am großen Bildschirm (PC oder Mac) über Ihren normalen Webbrowser. Es ist keine Installation nötig.
Im Objekt (Mobile App): Ihre Mitarbeiter füllen die fertigen Formulare über die Formtastic App auf dem Smartphone oder Tablet aus – für iOS im App Store und Android bei Google Play. Das funktioniert auf handelsüblichen Smartphones genauso wie auf Diensthandys.
Ist die App für meine Mitarbeiter kompliziert zu bedienen?
Nein, absolut nicht. Wir haben die App bewusst so intuitiv gestaltet, dass sie ohne jegliche Schulung sofort genutzt werden kann. Wer im Alltag ein Smartphone bedient, kann auch Formtastic nutzen. Die Akzeptanz im Team ist meist extrem hoch, da sich die Mitarbeiter lästige Zettelwirtschaft und Rückfragen aus dem Büro ersparen.
Können unsere Mitarbeiter in ihrer eigenen Sprache arbeiten?
Ja, in allen Tarifen. Im Formular-Designer fügen Sie Ihrer Vorlage weitere Sprachen hinzu und tragen eigene Übersetzungen ein. Ihre Mitarbeiter schalten beim Ausfüllen auf ihre Sprache um, das fertige PDF kommt trotzdem einheitlich in Ihrer Unternehmenssprache. Mehr dazu unter Mehrsprachige Formulare.
Können wir unsere bestehenden Reinigungspläne und Listen weiterverwenden?
Ja. Bestehende Papier-, PDF- oder Word-Formulare können als Grundlage digital in Formtastic nachgebaut werden. Alternativ starten Sie mit einer Formtastic-Vorlage und passen diese per Drag & Drop an Ihren Ablauf an. Oder Sie lassen die Vorlage per Chat mit ChatGPT oder Claude anlegen.
Wenn Sie sich die Einrichtung sparen möchten, übernehmen wir den Start für Sie: Schicken Sie uns Ihr bestehendes Formular als PDF, Word-Datei oder Foto – wir richten Ihre erste Vorlage kostenlos und einsatzbereit für Ihr Team ein.
Wie bekommt der Auftraggeber seinen Nachweis?
Das fertige PDF kann nach dem Absenden automatisch per E-Mail verschickt werden, zum Beispiel an das Büro und an den Auftraggeber. Darüber hinaus sind unter anderem Google Drive & Sheets, SFTP/FTP und Webhooks für die Weiterverarbeitung verfügbar.
Welche Daten können Mitarbeiter direkt im Formular erfassen?
Mitarbeiter können direkt vor Ort unter anderem Text- und Zahlenangaben, Auswahlfelder, Checklisten, Datum und Uhrzeit, Arbeitszeiten und Dauer, Fotos, digitale Unterschriften, Zeichnungen, Standortdaten, Barcodes und QR-Codes sowie transkribierte Audioeingaben erfassen.
Zusätzlich lassen sich beispielsweise Listen, Tabellen, Gruppen, kopierbare Gruppen und weitere Struktur- und Eingabeelemente verwenden – und vieles mehr.
Sind die Vorlagen kostenlos und was kostet Formtastic nach der Testphase?
Ja, Sie können alle Vorlagen 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich mit Ihrem Team testen. Dafür erstellen Sie in unter zwei Minuten ein Formtastic-Konto – ohne Angabe von Zahlungsdaten.
Möchten Sie Formtastic danach weiter nutzen, starten die Tarife ab 24 € pro Monat, flexibel monatlich kündbar und ohne versteckte Einrichtungsgebühren. Die genauen Kosten richten sich transparent nach der Anzahl der aktiven Nutzer in Ihrem Team. Eine Übersicht unserer Preise finden Sie hier auf unserer Preise-Seite.
Im nächsten Objekt testen
Der Nachweis sollte fertig sein,
wenn das Objekt fertig ist.
Starten Sie mit einer Vorlage für Gebäudemanagement & Reinigung oder digitalisieren Sie Ihre bestehende Liste.
14 Tage kostenlos · kein langfristiger Vertrag · persönliche Unterstützung beim Start