Wohnungsübergabe protokollieren: Was ins Übergabeprotokoll gehört.

Kurz gesagt: Ein Übergabeprotokoll hält fest, in welchem Zustand eine Wohnung beim Ein- oder Auszug übergeben wurde. Hinein gehören Datum, Beteiligte, jeder Raum mit seinem Zustand, alle Mängel mit Beschreibung und Foto, die Zählerstände, die übergebenen Schlüssel und die Unterschriften von Mieter und Vermieter. Was beide an diesem Tag unterschreiben, lässt sich später kaum noch bestreiten – was fehlt, ist schwer nachzuweisen.

Warum das Übergabeprotokoll so wichtig ist

Gesetzlich vorgeschrieben ist ein Übergabeprotokoll nicht. In der Praxis ist es aber das wichtigste Beweismittel, wenn es nach dem Auszug um Schäden, Schönheitsreparaturen oder die Kaution geht.

Dazu kommt Zeitdruck: Ersatzansprüche des Vermieters wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Wohnung verjähren in sechs Monaten – gerechnet ab dem Tag, an dem er die Wohnung zurückerhält (§ 548 BGB). Wer erst Wochen später feststellt, was fehlt, hat wenig Zeit und oft keinen Beleg mehr.

Hinweis: Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung.

Checkliste: Das gehört ins Übergabeprotokoll

• Art der Übergabe: Einzug oder Auszug
• Datum und Uhrzeit der Besichtigung
• Anwesende: Mieter, Vertreter der Vermieterseite, gegebenenfalls Zeugen
• Wohnung: Adresse, Geschoss, Lage, mitvermietete Räume wie Keller oder Dachboden
• Mietvertrag: Nummer, Beginn und Ende
• Mieter, bei Auszug mit neuer Adresse (für Abrechnung und Kaution)
• jeder Raum einzeln: Wände, Decke, Boden, Fenster, Türen, Elektro, Rollläden, Heizkörper, Einbauten
• Mängel: je Mangel Raum, Bauteil, Beschreibung und Foto
• vereinbarte Arbeiten mit Frist, zum Beispiel „Bohrlöcher im Flur bis 15.11. verschließen“
• Zählerstände mit Zählerart und Zählernummer
• Schlüssel: Art, Nummer und Anzahl – bei Einzug übergeben, bei Auszug zurück
• Unterschriften beider Seiten und eine Ausfertigung für jede Seite

Zustand und Mängel so beschreiben, dass es später keinen Streit gibt

• Beschreiben, nicht bewerten: „sechs Bohrlöcher, Wohnzimmer, Wand links“ statt „Schaden an der Wand“.
• Ein Mangel pro Eintrag, mit Raum und Bauteil.
• Fotos je Raum: ein Überblicksbild, dazu je Mangel ein Detailbild.
• Auch „ohne Mängel“ festhalten. Ein Raum, der ohne Eintrag bleibt, ist später unklar.
• Bei Einzug genauso gründlich wie bei Auszug. Das Einzugsprotokoll ist beim Auszug der Vergleich.

Zählerstände und Schlüssel

Lesen Sie alle Zähler gemeinsam ab: Strom, Gas, Kalt- und Warmwasser, Heizkostenverteiler, Wärmemengenzähler. Notieren Sie zu jedem Stand die Zählernummer und machen Sie ein Foto vom Zähler. So passen Stände und Zähler auch später in der Nebenkostenabrechnung eindeutig zusammen.

Bei den Schlüsseln zählt die genaue Aufstellung: Haustür, Wohnung, Keller, Briefkasten, Schließanlage – jeweils mit Nummer und Anzahl. Fehlt beim Auszug ein Schlüssel, gehört das ins Protokoll.

Nicht nur bei Mieterwechsel: Begehungen im Bestand

Auch zwischen zwei Mietern sollten Hausverwaltungen ihre Objekte regelmäßig begehen. Wie oft, hängt vom Objekt und vom Verwaltervertrag ab. Typische Punkte einer Begehung:

• Treppenhaus, Flure und Fluchtwege frei und beleuchtet
• Keller, Dachboden und Technikräume
• Außenanlagen, Wege, Spielplatz und Müllplatz
• sichtbare Schäden an Fassade, Dach und Regenrinnen
• Türen, Schlösser und Klingelanlage

Was bei der Begehung auffällt, wird zum Auftrag: Beschreibung, Foto, Priorität, gewünschter Termin und der Handwerksbetrieb, der es erledigt.

Typische Fehler beim Protokoll auf Papier

• Räume werden nur pauschal beschrieben („renoviert übergeben“).
• Fotos liegen auf dem Handy des Verwalters und lassen sich keiner Wohnung mehr zuordnen.
• Eine Zählernummer fehlt, der Stand lässt sich keinem Zähler zuordnen.
• Der Mieter erhält seine Ausfertigung erst Tage später – oder gar nicht.
• Das Protokoll wird im Büro abgetippt, mit Verzögerung und neuen Fehlern.

So läuft die Wohnungsübergabe mit Formtastic

• Vorlage wählen: Übernehmen Sie die Vorlage „Wohnungsübergabeprotokoll“ und passen Sie sie an, bilden Sie Ihr bestehendes Protokoll nach oder legen Sie es per Chat mit ChatGPT oder Claude an.
• In der Wohnung ausfüllen: auf Smartphone oder Tablet, auch ohne Netz. Mängel je Raum mit Foto, Zählerstände und Schlüssel als Liste, beide Seiten unterschreiben direkt auf dem Gerät.
• Fertiges Protokoll: Das PDF im eigenen Layout geht automatisch per E-Mail an Mieter und Verwaltung. Die Daten können zusätzlich nach Excel, Google Drive/Sheets, per SFTP oder Webhook weiterlaufen.

Diese Vorlagen gibt es in Formtastic:

• Wohnungsübergabeprotokoll: Einzug oder Auszug, Beteiligte, Wohnung und Vertragsdaten, bei Auszug neue Adresse und Bankverbindung, Räume mit Mängeln und Foto je Raum, Zählerstände, Schlüssel, Unterschriften
• Zählerstandserfassung: Liegenschaft, Zähler mit Standort, Nummer, Vorjahres- und aktuellem Stand, Foto
• Instandhaltungsauftrag: Objekt, Wohnung, Mieter, Schadensbeschreibung mit Foto, Priorität, Wunschtermin, geschätzte Kosten und beauftragter Betrieb
• Begehung: als eigenes Formular, zum Beispiel aus der Checkliste

Mehr dazu auf der Seite Immobilien & Hausverwaltung. Sie haben schon ein eigenes Übergabeprotokoll? Schicken Sie es uns als Papier-, PDF- oder Word-Formular. Ihre erste Vorlage richten wir kostenlos für Sie ein.

Fazit

Ein gutes Übergabeprotokoll ist vollständig, eindeutig und sofort bei beiden Seiten. Mit einer festen Vorlage auf dem Tablet wird kein Raum vergessen, jeder Mangel hat sein Foto und das Protokoll ist unterschrieben, bevor Sie die Wohnung verlassen.