Auf einer Baustelle muss es vorangehen. Gleichzeitig sollen Arbeitszeiten, ausgeführte Tätigkeiten, gefahrene Kilometer und mögliche Reparaturen zuverlässig dokumentiert werden. Sind mehrere Teams an unterschiedlichen Einsatzorten unterwegs, kommt dabei schnell einiges zusammen.
Gala-Tiefbau Umicevic aus Lingen kennt diese Herausforderung aus dem täglichen Betrieb. Das Unternehmen ist unter anderem im Ausbau der Glasfaser-Infrastruktur sowie im Garten- und Landschaftsbau tätig. Die Mitarbeiter arbeiten direkt vor Ort und sprechen unterschiedliche Muttersprachen. Für die Dokumentation brauchte es deshalb eine Lösung, die auf der Baustelle unkompliziert funktioniert und anschließend auch die Arbeit im Büro erleichtert.
Formulare direkt dort ausfüllen, wo die Arbeit stattfindet
Mit Formtastic erfassen die Teams ihre Angaben direkt per App. Informationen müssen nicht mehr zunächst auf Papier notiert und später im Büro übertragen werden. Stattdessen entstehen die benötigten Berichte unmittelbar am Einsatzort – dort, wo Arbeitszeiten, Fahrzeugeinsätze oder Schäden am besten nachvollzogen werden können.
Gala-Tiefbau Umicevic nutzt verschiedene digitale Vorlagen. Im Arbeitsalltag kommen vor allem diese fünf zum Einsatz:
- Arbeitszeiterfassung
- Bauprotokoll
- Report Baustelle
- Tageskontrollblatt
- Reparatur
Diese Vorlagen decken zentrale wiederkehrende Abläufe ab. Die Arbeitszeiterfassung hält die geleisteten Stunden fest, während das Bauprotokoll den jeweiligen Einsatz dokumentiert. Der ausführlichere „Report Baustelle“ erfasst zusätzlich, welche Mitarbeiter vor Ort waren, wie viele Stunden sie gearbeitet haben und welche Werkzeuge und Maschinen zum Einsatz kamen.
Über das Tageskontrollblatt wird festgehalten, welches Dienstfahrzeug genutzt wurde und wie viele Kilometer damit gefahren wurden. Reparaturen lassen sich mit Fotos dokumentieren und dadurch nachvollziehbar festhalten.
Mehrsprachige Formulare für internationale Teams
Ein entscheidender Punkt ist die Sprache. Jede der eingesetzten Vorlagen steht neben Deutsch auch auf Serbisch, Kroatisch, Mazedonisch, Albanisch und Rumänisch zur Verfügung. Die Mitarbeiter können das jeweilige Formular somit in der Sprache bearbeiten, in der sie sich sicher fühlen.
Das erleichtert nicht nur das Ausfüllen. Klare und verständliche Fragen helfen auch dabei, Missverständnisse und unnötige Rückfragen zu vermeiden. Gleichzeitig bleibt die Struktur der erfassten Informationen einheitlich – unabhängig davon, welche Sprachversion ein Mitarbeiter verwendet.
Gerade bei Teams, die täglich draußen und an wechselnden Orten arbeiten, ist das ein praktischer Vorteil: Die digitale Dokumentation passt sich den Menschen an und wird nicht durch sprachliche Hürden unnötig kompliziert.
Weniger Zettel, weniger Übersetzungsaufwand
Im Büro laufen die Informationen aus den verschiedenen Einsätzen zusammen. Handschriftliche Notizen mussten früher zunächst zugeordnet, gelesen und teilweise übersetzt werden. Fehlende Angaben führten zu Rückfragen, und Fotodokumentationen befanden sich mitunter getrennt vom dazugehörigen Vorgang.
Durch die digitalen Formulare werden die Angaben von Anfang an geordnet erfasst. Arbeitszeiten, Baustellendaten, Fahrzeugnutzung und Reparaturfotos stehen strukturiert zur weiteren Bearbeitung bereit. Das spart vor allem bei regelmäßig wiederkehrenden Abläufen viele kleine Arbeitsschritte.
Office Manager Dejan Ristic
Der Office Manager von Gala-Tiefbau Umicevic beschreibt den Nutzen so:
„Ob auf der Baustelle oder bei der Glasfaserverlegung: Unsere mehrsprachigen Teams erfassen Arbeitszeiten und Dokumentationen direkt vor Ort per App. Dank der Formtastic-Sprachfunktion kann jeder Mitarbeiter in seiner Muttersprache arbeiten – das spart uns im Büro jede Menge Zettelwirtschaft und Übersetzungsstress.“
Eine digitale Lösung, die zum Baustellenalltag passt
Die Einführung digitaler Formulare muss nicht bedeuten, sämtliche Abläufe auf einmal neu zu organisieren. Digitalisiert wurden gezielt die Vorgänge, die im Alltag immer wieder anfallen und an denen sowohl die Mitarbeiter vor Ort als auch das Büro beteiligt sind.
Das Ergebnis ist ein durchgängiger Ablauf: Die Teams dokumentieren ihre Arbeit direkt am Einsatzort, in ihrer jeweiligen Sprache und mit der passenden Vorlage. Im Büro kommen die Angaben einheitlich und übersichtlich an.
Das Beispiel zeigt, wie digitale und mehrsprachige Formulare die Zusammenarbeit zwischen Baustelle und Verwaltung ganz praktisch verbessern können – ohne komplizierte Umwege und ohne zusätzliche Zettelwirtschaft.