Die Firma Voltpol plant Photovoltaik-Anlagen für Privat- und Firmenkunden und dies mit Leidenschaft, wie Geschäftsführer Lukas Linthout erklärt. Für die umfassende Kundenberatung werden keine externen Firmen beauftragt, sondern alles intern organisiert. Dies würde normalerweise viel Papierkram mit sich bringen.
Über eine Empfehlung wurden die beiden Geschäftsführer auf Formtastic aufmerksam. Schnell konnten Formularvorlagen speziell für die Solar-Branche eingerichtet werden, zum Beispiel die Vor-Ort-Erstellung von Angeboten und die Einholung von Genehmigungen.
Vor Ort erstellte Preisangebote für PV-Kunden sparen Zeit und Kosten
Seit der Nutzung der digitalen Formulare kann das junge Unternehmen viel bürokratischen Aufwand einsparen, indem die vor Ort erstellten Preisangebote, die auf die spezifischen Anforderungen des jeweiligen Photovoltaik-Projekts zugeschnitten sind, automatisch per E-Mail an den Kunden gesendet werden. Dies spart Papier und erhöht zudem die Transparenz und das Vertrauen beim Kunden. Ebenso wird der Genehmigungsprozess für die Registrierung und Inbetriebnahme von Photovoltaikanlagen vereinfacht, sodass Kunden Dokumente digital auf einem Tablet oder Smartphone unterschreiben und sofort als PDF erhalten.
Steigerung der Kundenzufriedenheit und Papierreduktion
Die dadurch erzielte Steigerung der Kundenzufriedenheit war beeindrucken. Denn indem Daten einheitliche verwaltet werde, stellt Voltpol sicher, dass jeder Kunde einen personalisierten und effizienten Service erhält.
Kundendaten sind sofort im Zentralbüro verfügbar. Diese Effizienz vereinfacht die Abläufe, was nicht nur eine Zeitersparnis einbringt, sondern auch eine Reduzierung des benötigten Papiers. Neben der Nutzung der Solarenergie ist also auch der digitale Prozessablauf ökologisch sinnvoll und nachhaltig.
In der sich schnell entwickelnden Branche der Solarenergie hat Voltpol schnell erkannt, dass es wichtig ist, die betriebliche Effizienz und den Kundenservice durch die Nutzung einer Formular-Software zu verbessern.
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