Vom Aufmaß bis zur Abnahme: Welche Formulare ein Handwerksbetrieb braucht.

Kurz gesagt: Ein Auftrag im Handwerk braucht meist fünf bis sieben Formulare: Aufmaß, Angebot, Auftrag, Regiebericht oder Stundenzettel, Materialnachweis, Abnahmeprotokoll und am Ende die Rechnung. Die Rechnung ist nur so gut wie die Formulare davor. Was auf der Baustelle nicht festgehalten und unterschrieben wird, lässt sich später kaum noch abrechnen.

Warum die Formulare zusammenhängen

Jedes Formular liefert die Grundlage für das nächste. Aus dem Aufmaß entsteht das Angebot, aus dem unterschriebenen Auftrag der Arbeitsumfang, aus Regiebericht und Materialnachweis die Rechnung. Fehlt unterwegs eine Angabe, fällt das meist erst im Büro auf – beim Schreiben der Rechnung. Dann wird nachtelefoniert, geschätzt oder auf Stunden und Material verzichtet.

1. Aufmaß: die Grundlage für Angebot und Rechnung

Beim Aufmaß werden die Mengen erfasst, nach denen später abgerechnet wird: Flächen, Längen, Stückzahlen. Das gehört hinein:

• Bauvorhaben, Adresse, Auftraggeber
• Datum und wer gemessen hat
• je Position: Bezeichnung (am besten wie im Leistungsverzeichnis oder Angebot), Ort (Raum, Bauteil), Maße, Rechenweg und Menge mit Einheit
• Skizze oder Foto, besonders bei unregelmäßigen Flächen
• bei gemeinsamem Aufmaß: Unterschrift beider Seiten

Oft fehlt: der Rechenweg, sodass niemand die Menge nachprüfen kann, und Fotos von Leistungen, die später verdeckt sind (Leitungen in der Wand, Dämmung, Aushub). Messen Sie solche Leistungen auf, bevor sie verschwinden – am besten gemeinsam mit dem Kunden und mit Foto.

2. Angebot oder Kostenvoranschlag

Das Angebot legt fest, was der Kunde bekommt und was es kostet. Es sollte enthalten: Kunde, Datum, Positionen mit Menge und Preis, Netto, Mehrwertsteuer, Brutto, Gültigkeit des Angebots und was nicht enthalten ist.

Oft fehlt: eine klare Abgrenzung („nicht enthalten: Entsorgung, Gerüst“). Genau darüber wird später gestritten.

3. Auftrag oder Reparaturauftrag

Bevor die Arbeit beginnt, sollte der Kunde schriftlich beauftragen. Bei kleinen Reparaturen reicht ein Reparaturauftrag vor Ort. Das gehört hinein:

• Kunde mit Adresse, Telefon, E-Mail
• was repariert oder ausgeführt werden soll
• Beschreibung des Schadens und Fotos vom Zustand vorher
• Auftragstext: welche Leistungen beauftragt sind
• Datum und Unterschrift des Kunden

Oft fehlt: das Foto vom Zustand vorher. Ohne Foto ist später schwer zu belegen, welcher Schaden schon da war.

4. Ausführung: Regiebericht und Stundenzettel

Was nicht im Angebot steht, aber auf Anweisung des Kunden zusätzlich gemacht wird, gehört in den Regiebericht (auch Stundenlohnzettel oder Rapport). Die eigene Arbeitszeit der Mitarbeiter hält der Stundenzettel fest. Das gehört in den Regiebericht:

• Auftraggeber und Baustelle
• ausgeführte Arbeiten, auch stichwortartig
• Mitarbeiter mit Datum, Beginn, Ende und Stunden
• verbrauchtes Material mit Menge
• ob die Arbeiten abgeschlossen sind
• Datum und Unterschrift von Bauleiter und Auftraggeber

Oft fehlt: die Unterschrift des Kunden, weil der Zettel erst am Freitag im Büro geschrieben wird – und die Vereinbarung, dass die Zusatzarbeit überhaupt nach Stunden bezahlt wird. Darauf sollten Sie achten:

• Vorher beauftragen lassen. Bei Verträgen nach VOB/B werden Stundenlohnarbeiten nur bezahlt, wenn sie vor Beginn ausdrücklich vereinbart wurden. Ein unterschriebener Regiebericht allein beweist diese Vereinbarung nach einem Urteil des OLG Stuttgart (Januar 2026) nicht. Lassen Sie Zusatzarbeiten deshalb vor Ort kurz schriftlich beauftragen, zum Beispiel mit einem Reparaturauftrag.
• Zeitnah einreichen. Nach VOB/B gehen Stundenlohnzettel je nach Üblichkeit täglich oder wöchentlich an den Auftraggeber. Gibt er sie nicht innerhalb von sechs Werktagen zurück, gelten sie als anerkannt (§ 15 Abs. 3 VOB/B).
• Stunden je Arbeit trennen. Eine Gesamtsumme für verschiedene Arbeiten ist im Streitfall kaum etwas wert.

Hinweis: Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung. Die VOB/B gilt nur, wenn sie im Vertrag vereinbart ist.

Das gehört in den Stundenzettel: Mitarbeiter, je Tag Beginn, Ende und Pause, Summe der Stunden, Bemerkungen, Datum und Unterschrift.

5. Material

Material, das auf der Baustelle verbraucht wird, gehört mit Menge in den Regiebericht oder in einen eigenen Materialnachweis. Material, das bestellt werden muss, erfasst Ihr Team mit einer Materialanfrage: was, wie viel, wohin geliefert und bis wann.

Oft fehlt: die Menge („Kleinmaterial“) – und damit Geld auf der Rechnung.

6. Abnahme

Mit der Abnahme bestätigt der Kunde, dass die Leistung im Wesentlichen vertragsgemäß erbracht ist. Ins Protokoll gehören Beteiligte, Datum, Umfang, Mängel mit Foto und Frist, Vorbehalte und beide Unterschriften. Die ausführliche Checkliste finden Sie im Ratgeber Bauabnahme protokollieren.

7. Rechnung

Wenn Aufmaß, Regiebericht und Abnahme vollständig und unterschrieben sind, ist die Rechnung schnell geschrieben und für den Kunden nachvollziehbar. Fehlen sie, beginnt die Suche.

Typische Probleme mit Formularen auf Papier

• Zettel kommen erst Tage später ins Büro, die Rechnung verzögert sich.
• Handschrift ist nicht lesbar, Mengen werden falsch abgetippt.
• Fotos liegen auf privaten Handys und lassen sich keinem Auftrag zuordnen.
• Die Unterschrift des Kunden fehlt.
• Jeder Monteur nutzt ein anderes Formular, Angaben fehlen mal hier, mal dort.

So läuft das mit Formtastic

• Formulare festlegen: Übernehmen Sie eine Vorlage und passen Sie sie an, bilden Sie Ihr bestehendes Formular nach oder legen Sie es per Chat mit ChatGPT oder Claude an.
• Beim Kunden ausfüllen: auf Smartphone oder Tablet, auch ohne Netz. Fotos, Skizzen und Unterschrift direkt auf dem Gerät, Stunden rechnet die App selbst zusammen.
• Fertig im Büro: Das PDF im eigenen Layout geht automatisch per E-Mail an Kunde und Büro. Die Daten können zusätzlich nach Excel, Google Drive/Sheets, per SFTP oder Webhook weiterlaufen.

Diese Vorlagen gibt es in Formtastic:

• Aufmaß: eigenes Formular, zum Beispiel aus Tabelle, Foto und Zeichnung – oder wir bilden Ihr Aufmaßblatt nach
• Angebot: Kostenvoranschlag / Angebot (rechnet Netto, MwSt. und Brutto)
• Auftrag: Reparaturauftrag
• Ausführung: Regiebericht, Stundenzettel
• Material: Materialanfrage (mit Barcode-Scan der Artikelnummer)
• Abnahme: Bauabnahme, Bauprotokoll, eigene Prüfungen mit der Checkliste
• Rechnung: Rechnung

Sie haben schon eigene Formulare? Schicken Sie sie uns als Papier-, PDF- oder Word-Formular. Ihre erste Vorlage richten wir kostenlos für Sie ein.

Fazit

Gute Formulare im Handwerk sind vollständig, beim Kunden unterschrieben und sofort im Büro. Wer jeden Schritt vom Aufmaß bis zur Abnahme mit einer festen Vorlage erfasst, schreibt die Rechnung ohne Nachfragen – und vergisst keine Stunde und kein Material mehr.

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