Schnittstellen für den Daten-Export und -Import
Formtastic bietet mehrere Möglichkeiten, Formulardaten zu exportieren, weiterzuverarbeiten oder in externe Systeme zu übertragen. Zusätzlich gibt es eine Import-Funktion, um vorausgefüllte Formulare aus Excel zu erstellen.
1. Export als PDF oder Word
Beim Versenden eines Formulars wird automatisch eine E-Mail mit dem ausgefüllten Formular als PDF- und/oder Word-Anhang an die hinterlegten Empfänger verschickt – im individuellen Corporate Design. Das PDF lässt sich alternativ auch direkt in der Web-Oberfläche herunterladen, ohne es per E-Mail zu versenden.
Weitere Informationen: E-Mail und Exporteinstellungen
2. KI-Assistent verbinden (MCP)
Über die KI-Anbindung steuern Sie Formtastic direkt aus einem KI-Assistenten wie ChatGPT oder Claude, z. B. um Vorlagen zu erstellen, Formulare auszufüllen oder Berichte über Ihre Dokumente zu erhalten. Die Verbindung nutzt den offenen Standard MCP (Model Context Protocol) und ist in jedem Tarif enthalten. Sie legen fest, ob die KI nur lesen oder auch schreiben darf. Ihre Rolle, Vorlagenrechte und Tarifgrenzen gelten weiterhin.
Weitere Informationen: KI-Assistent verbinden (MCP)
3. Webhooks
Über Webhooks können alle Formulardaten nahezu in Echtzeit an externe Systeme übertragen werden – z.B. CRM, ERP oder Automatisierungs-Tools wie Make oder Power Automate. Sobald sich der Status eines Formulars ändert (Speichern, Senden, Zuweisen), schickt Formtastic die Daten automatisch als JSON an eine URL Ihrer Wahl.
Weitere Informationen: Webhooks
4. SFTP/FTP-Anbindung
PDFs und Word-Dateien können direkt nach dem Versenden automatisch auf Ihrem FTP- oder SFTP-Server abgelegt werden. Zusätzlich lässt sich eine sich automatisch aktualisierende XLSX-Datei mit allen aktuellen Formulardaten pro Ordner einrichten – kein manuelles Ablegen aus der E-Mail mehr nötig.
Weitere Informationen: SFTP-Anbindung
5. Google Drive & Sheets
PDFs und Word-Dateien werden nach dem Versenden automatisch in Ihrem Google Drive abgelegt. Zusätzlich werden alle Formulardaten pro Ordner kontinuierlich in eine Google-Tabelle synchronisiert – übersichtlich aufbereitet für schnelle Weiterverarbeitung im Team.
Weitere Informationen: Google Drive & Sheets Anbindung
6. Gebündelter Datenexport (ZIP mit Excel, PDF und Mediadateien)
Mit dieser Funktion exportieren Sie Formulardaten gebündelt als ZIP-Datei, die immer enthält: eine Excel-Tabelle mit allen Formulardaten zeilenweise, alle generierten PDF- und Word-Dateien sowie optional alle Mediadateien (Fotos, Zeichnungen, Tonaufnahmen).
Weitere Informationen: Formulare exportieren
7. Verschlüsselter Abruf als CSV (für externe Systeme)
Für die direkte Anbindung externer Systeme können Formulardaten über eine individuell generierte URL mit integriertem Access-Token als CSV abgerufen werden.
Weitere Informationen: Formulare exportieren
8. Formulardaten-Import über Excel
Daten aus Excel lassen sich gebündelt in Formtastic importieren – jede Zeile der Excel-Tabelle wird zu einem vorausgefüllten Formular im Eingang. So können z.B. Kundenaufträge oder Adressdaten vorbereitet und direkt an Mitarbeiter zugewiesen werden.
Weitere Informationen: Formulare importieren