Schnittstellen für den Daten-Export und -Import
Formtastic bietet mehrere Möglichkeiten, Formulardaten zu exportieren, weiterzuverarbeiten oder in externe Systeme zu übertragen. Zusätzlich gibt es eine Import-Funktion, um vorausgefüllte Formulare aus Excel zu erstellen.
1. Export als PDF oder Word
Beim Versenden eines Formulars wird automatisch eine E-Mail mit dem ausgefüllten Formular als PDF- und/oder Word-Anhang an die hinterlegten Empfänger verschickt – im individuellen Corporate Design. Das PDF lässt sich alternativ auch direkt in der Web-Oberfläche herunterladen, ohne es per E-Mail zu versenden.
Weitere Informationen: E-Mail und Exporteinstellungen
2. Webhooks
Über Webhooks können alle Formulardaten nahezu in Echtzeit an externe Systeme übertragen werden – z.B. CRM, ERP oder Automatisierungs-Tools wie Make oder Power Automate. Sobald sich der Status eines Formulars ändert (Speichern, Senden, Zuweisen), schickt Formtastic die Daten automatisch als JSON an eine URL Ihrer Wahl.
Weitere Informationen: Webhooks
3. SFTP/FTP-Anbindung
PDFs und Word-Dateien können direkt nach dem Versenden automatisch auf Ihrem FTP- oder SFTP-Server abgelegt werden. Zusätzlich lässt sich eine sich automatisch aktualisierende XLSX-Datei mit allen aktuellen Formulardaten pro Ordner einrichten – kein manuelles Ablegen aus der E-Mail mehr nötig.
Weitere Informationen: SFTP-Anbindung
4. Google Drive & Sheets
PDFs und Word-Dateien werden nach dem Versenden automatisch in Ihrem Google Drive abgelegt. Zusätzlich werden alle Formulardaten pro Ordner kontinuierlich in eine Google-Tabelle synchronisiert – übersichtlich aufbereitet für schnelle Weiterverarbeitung im Team.
Weitere Informationen: Google Drive & Sheets Anbindung
5. Gebündelter Datenexport (ZIP mit Excel, PDF und Mediadateien)
Mit dieser Funktion exportieren Sie Formulardaten gebündelt als ZIP-Datei, die immer enthält: eine Excel-Tabelle mit allen Formulardaten zeilenweise, alle generierten PDF- und Word-Dateien sowie optional alle Mediadateien (Fotos, Zeichnungen, Tonaufnahmen).
Weitere Informationen: Formulare exportieren
6. Verschlüsselter Abruf als CSV (für externe Systeme)
Für die direkte Anbindung externer Systeme können Formulardaten über eine individuell generierte URL mit integriertem Access-Token als CSV abgerufen werden.
Weitere Informationen: Formulare exportieren
7. Formulardaten-Import über Excel
Daten aus Excel lassen sich gebündelt in Formtastic importieren – jede Zeile der Excel-Tabelle wird zu einem vorausgefüllten Formular im Eingang. So können z.B. Kundenaufträge oder Adressdaten vorbereitet und direkt an Mitarbeiter zugewiesen werden.
Weitere Informationen: Formulare importieren